#164 - Warum du den ganzen Tag arbeitest – und trotzdem nicht vorankommst

00:00:02: Herzlich willkommen zu mit Struktur zum Erfolg deinem Zeitmanagement Podcast.

00:00:08: Schön, dass du heute wieder eingeschaltet hast!

00:00:11: Hallihallo herzlich Willkommen zurück zur einer neuen Folge und wir starten heute mal direkt mit der Frage rein habe ich mir immer so gedacht sei bitte ehrlich zu dir wenn du diese frage beantwortest nützt ja nichts wenn du dir selber irgendwas vormachst.

00:00:24: Frag dich mal, wenn du zuletzt mal einen Tag so beendet hast wie du ihn wirklich geplant hast.

00:00:30: Also jetzt nicht so dass du irgendwie und irgendwas erledigt hast von dem was wirklich so mal so dran gewesen wäre sondern dass du wirklich mal konsequent das gemacht hast was du dir morgens vorgenommen hast.

00:00:42: Ich hab ich frag dich das weil ich das Gefühl habe dass viele und ich schließe mich da wirklich nicht aus Dass viele morgens mit zum besten Vorsatz starten.

00:00:54: Heute Heute arbeite ich wirklich an diesem super wichtigen Thema, was ich hier jetzt schon eine ganze Weile von mir her schiebe.

00:01:02: Und dann ist plötzlich so keine Ahnung, vier, fünf Uhr?

00:01:06: So sechzehn, siebzehn Uhr und der Tag war voll.

00:01:10: Es war viel los!

00:01:11: Wir sind auch echt geschafft und man merkt auch schon die Konzentration lässt nach.

00:01:15: aber das Thema, dass wir uns vorgenommen haben, dieses eine Ding, dieses Eine Ding, was wir unbedingt machen wollten Das liegt noch genau da, wo wir es morgens noch verortet hatten.

00:01:26: Und darum soll's heute gehen um diese Frage warum wir eigentlich oft das Gefühl haben dass wir den ganzen Tag arbeiten uns abstrampeln und machen und tun aber nicht wirklich entscheidend vorankommen.

00:01:38: Ich möchte dir dazu mal eine Situation beschreiben die du vielleicht wiedererkennst.

00:01:42: Morgens am Schreibtisch der Kaffee steht daneben.

00:01:45: Wir haben uns fest vorgenommen Heute lassen wir uns nicht ablenken!

00:01:49: Heute wird ultimativ Produktiv, also Ultimativ.

00:01:53: So richtig produktiv!

00:01:54: Und dann machen wir das was... Also ich persönlich früher fast immer gemacht habe.

00:01:59: erste Aufgabe E-Mails auf.

00:02:01: Dann gucke ich kurz in den Posteingang nur um sicher zu gehen dass da nix dringendes dir durchrutscht.

00:02:07: und wie ist der Teufel so will?

00:02:09: Tägliche Teufe Da is natürlich was Da ist irgendwas, was eine Antwort braucht.

00:02:15: Da is irgendwie ne Nachricht die eigentlich irgendwie harmlos ist aber irgendwie vermeintlich dringend und da is irgendwas von dem du weißt.

00:02:25: naja das hat jetzt noch gar nicht so ne Relevanz Aber in zwei drei Wochen wird es super wichtig.

00:02:29: und dann fangen wir an nachzudenken was alles noch zu tun ist.

00:02:32: Und dann gucken wir und dann kommt noch ne Mail Und eine Stunde, zwei Stunden später haben wir alles beantwortet.

00:02:41: Alles weitergeleitet.

00:02:42: Kurz noch telefoniert, kurz noch hier ein Teamschat, kurz auch dies und wir fragen uns wo es eigentlich die Zeit geblieben?

00:02:50: Ja!

00:02:51: Das türkische daran ist ja nicht nur, dass wir an dem Thema nicht gearbeitet haben, an den wir eigentlich arbeiten wollten.

00:02:56: Sondern es fühlt sich ja nicht falsch an!

00:02:58: Wir sind ja die ganze Zeit beschäftigt.

00:03:00: Wer sitzt ja nicht da und scrollen durch Instagram?

00:03:03: Dann ist das ja nicht!

00:03:04: Sondern wir arbeiten ja...wir erledigen ja Dinge, wir machen Hählchen irgendwo dran.

00:03:09: Wir machen Sachen, die getan werden müssen.

00:03:11: Aber eben nicht das von denen wir festgelegt haben, dass das jetzt eigentlich dran ist.

00:03:16: Und genau das das Problem über, dass ich mit dir heute sprechen möchte.

00:03:22: Es geht ja nicht darum... Wir sind ja alle keine Maschinen, ja.

00:03:30: Es geht auch nicht darum dass wir permanent und selber beweisen das wir undiszipliniert sind.

00:03:35: es geht nicht darum was wir schlechte Gewohnheiten haben oder dass wir uns nicht genug anstrengen.

00:03:40: denn um in diesem E-Mail Bild zu bleiben wir sind ja... wir tun ja was?

00:03:44: Wir tun Dinge!

00:03:45: Und die sind auch wichtig.

00:03:46: Nichts ist ja nicht so dass all diese Emails unnützend.

00:03:49: viel von dieser Kommunikation ist erforderlich.

00:03:52: Vieles ist notwendig.

00:03:53: Deshalb geht es trotzdem Wir arbeiten nicht so wie wir uns das eigentlich vorgenommen haben.

00:04:00: Es geht darum, dass wir immer wieder in diesen Reaktionsmodus kommen.

00:04:04: Das heißt, wir arbeiten reaktiv und was wir eigentlich tun sollten ist proaktiv arbeiten also gesteuert!

00:04:10: Was meine ich damit?

00:04:13: bedeutet, dass wir auf etwas reagieren und zwar auf einen Impuls der von außen kommt.

00:04:18: E-Mails sind ein gutes Beispiel dafür aber auch wenn das Telefon klingelt oder wenn WhatsApp Nachrichten kommen oder Social Media Nachrichten.

00:04:25: Das ist jetzt schon wieder so ein anderes Level ja?

00:04:27: E-mails sind ja so ein Klassiker!

00:04:29: Der Posteingang bestimmt dann womit wir uns beschäftigen.

00:04:32: Neue Aufgaben kommen einfach die Tauchen auf und die kommen dann sofort auf unsere Liste, auf unsere To-dos usw.

00:04:40: Dann kommt irgendjemand hat eine Frage Antwort.

00:04:43: Jemand hat ein Problem und wir lösen das Problem, das klingt ja erst mal nach einem super guten Unternehmer.

00:04:51: Es klingt nach jemandem der seinen Job super gut macht, nach jemanden der ansprechbar ist, jemand der liefert wenn gefragt wird, jemand er einfach funktioniert wie ein Uhrwerk.

00:05:02: Frage, Antwort, Problem, Lösung.

00:05:06: Aber die Frage, die dahinter steht, die ich dir eigentlich heute stellen möchte und die wir uns immer mal wiederstellen möchten.

00:05:12: Wer führt dabei denn eigentlich das Unternehmen?

00:05:15: Denn wenn jeden Tag irgendwie immer Impulse von außen kommen und die bestimmen was wir tun – also E-Mails, Anfragen, halt alles was gerade so reinkommt dann ist es halt so dass wir als Unternehmer nicht diejenigen sind, die steuern sondern andere steueren.

00:05:31: Und das passiert ja nicht böswillig Das passiert einfach weil wir's zulassen.

00:05:36: Wenn wir ständig nur in diesem Reaktionsmodus sind, dann entscheiden wir uns dafür genau dazu sein.

00:05:41: Das ist kein Vorwurf!

00:05:42: Ich kenne das selber.

00:05:43: Es ist so verlockend den Posteingang zu öffnen, denn da ist ein kleines Befriedigungsgefühl wenn wir was abhaken.

00:05:49: Das is Dopamin.

00:05:51: Das es unser Belohnungssystem... Was das liebt?

00:05:53: Wenn wir Hickchen machen und etwas erledigt haben, das fühlt sich richtig gut an.

00:05:58: Wenn wir geantwortet haben, wenn wir jemandem geholfen haben, dass fühlt sie sich gut an.

00:06:02: aber dieses gute Gefühl, ja?

00:06:04: Dieses Dopamin kommt zu einem Preis.

00:06:07: Und der Preis ist dieses wichtigste Thema was wir uns festgelegt haben.

00:06:11: Der Preis ist das Ding von dem wir entschieden haben dass das heute endlich mal dran ist und unsere Vollekonzentration bekommt.

00:06:20: Das ist der Preis, den wir bezahlen.

00:06:22: Wir bezahlen den Preis, dass wir uns um E-Mails kümmern und Impulse von außen kümmern, um Telefonanrufe kümern, um WhatsApp Nachrichten kümmen aber eben nicht um unser Projekt, um unsere Ideen oder um das was eben wirklich unser Unternehmen voranbringen würde denn das ist es ja.

00:06:38: also das Thema was wir uns vorgenommen haben in der Regel etwas was vielleicht nicht ganz so easy ist wo man nicht so easy mal schnell einen Haken dahinter machen kann.

00:06:45: Das ist vielleicht schon etwas größeres Ding und vielleicht auch etwas komplizierter, also nicht so schnell Dopamin aber es ist wichtig.

00:06:51: in aller Regel ist es wichtig und kritisch und erfolgskritisch für unser eigenes Business.

00:06:58: ich möchte mal kurz darauf eingehen warum das so schwer zu ändern ist denn eigentlich klingt das ja so nach dem Motto dass man jetzt sagt achso stimmt hat sie eigentlich recht lasst jetzt meine E-Mails zu und dann läuft das ja!

00:07:09: Ich glaube halt dass das nicht nur eine Gewohnheitsfrage.

00:07:12: Erstens ist es so, dass dieses Reagieren auf Impulse die von außen kommen fühlt sich relativ sicher an.

00:07:19: Wenn ich antworte auf das was von Außen kommt mache erst mal nichts falsch.

00:07:22: wenn ich eine E-Mail bearbeite kann niemand sagen Ich hätte nicht hier arbeiten.

00:07:27: Man denkt schon so Boah habe ich aber schon gut etwas gemacht und Es gibt auch keinen Moment in dem ich mich mit mir selber konfrontieren Und mich fragen muss arbeite ich eigentlich gerade an dem richtigen?

00:07:36: weil da ist ja was gekommen oder sowas von außengekommen und ich kann darauf jetzt reagieren.

00:07:40: Das heißt wir müssen uns mit diesen Unangenehmen Fragen, was ist denn jetzt eigentlich gerade wichtig?

00:07:45: überhaupt nicht beschäftigen?

00:07:47: Und zweitens.

00:07:48: Unser Gehirn habe ich eben schon gesagt liebt diese kurzfristigen Belohnungs- unser Belohnungssystem ja eine Mail beantworten sofortige Erledigung yes we did it.

00:07:59: ein solcher Strategie arbeiten an langfristigen Konzepten arbeiten.

00:08:04: Kein sofortiges Ergebnis, kein direktes Feedback.

00:08:07: Müssam!

00:08:08: Was glaubst du also was dein Gehirnliefer macht?

00:08:10: Ja das Gehirnen liebt dieses kurzfristige.

00:08:13: Ich kann mich immer noch daran erinnern ich habe ja früher in der Automobilindustrie gearbeitet also beim Zulieferindustrie und da kommen Krisen zustande.

00:08:21: Die werden auch jetzt mal ordentlich zu tun haben, wenn so Krisen sind.

00:08:26: Wenn irgendwo Kriege sind, wenn es Krisen in der Politik gibt, wenn das mal wieder irgendwelche Probleme gibt... Ich komme aus dem Einkaufsgeschäft, man kann halt plötzlich nicht mehr ohne weiteres einkaufen überall weil es da eben Konflikte gibt.

00:08:42: Und dann ist es so dass man das schnellstmöglich lösen muss damit wir lieferfähig bleiben usw.

00:08:49: haben, das logistisch sicherzustellen.

00:08:52: Die waren unter Stress natürlich!

00:08:54: Aber die haben unglaublich viel Dopaminausschüttung erlebt wenn sie eben dieses Problem gelöst haben was ja auch wichtig war.

00:09:03: aber dafür sind eben andere langfristige Projekte oft liegen geblieben was natürlich langfristig dann wieder Käse war.

00:09:10: und also da sind die ersten beiden Dinge Reaktives Arbeiten fühlt sich wirklich sicher an.

00:09:16: Das zweite unser Gehirn liebt wirklich Belohnungen.

00:09:19: und drittens.

00:09:20: Und das ist der Punkt, den ich persönlich am wichtigsten finde – zumindest den, den wir am allerschnellsten beeinflussen können!

00:09:27: Wir haben auf gar keinen klaren Überblick darüber was eigentlich wirklich zu tun ist.

00:09:31: Wenn du nicht wirklich weißt, was deine wirklich wichtigen Aufgaben sind, dann füllt der Posteingang oder Ähnliches diese Lücke einfach automatisch.

00:09:40: Das heißt alle Impulse von außen entscheiden einfach für uns!

00:09:43: Nicht wir müssen entscheiden, was ist denn jetzt eigentlich heute wichtig?

00:09:46: Wenn du zum Beispiel Unternehmer bist, ist eine der Aufgaben die wichtig sind Kundenerkwiese.

00:09:50: ja da geht einfach kein Weg dran vorbei.

00:09:53: Wir müssen gucken, dass wir Kunden gewinnen und dass wir auch kundenglücklich machen.

00:09:56: Natürlich ist klar damit wir wieder neue gewinnen können.

00:09:59: aber der Punkt ist diese Kundenerquise ist nicht immer ganz bequem die dauert auch manchmal ein bisschen und so weiter und sofort und viele machen das nicht so gerne.

00:10:08: Und dann gibt es ja erstes her.

00:10:09: schön, wenn von außen andere Impulse reinkommen die sagen ah das ist jetzt aber auch wichtig und dass dann eben für uns entscheidet, dass wir die unbequemen Sachen gar nicht machen müssen.

00:10:17: Vielleicht sind aber auch noch andere wichtige Dinge zu tun, die wir gerade gar nicht auf dem Schirm haben weil wir keine Übersicht haben.

00:10:23: So, das eigentlich noch mal so.

00:10:25: zu den wirklichen Problems.

00:10:26: Ich fasse die drei nochmal zusammen.

00:10:28: Reaktives Arbeiten fühlt sich sicher an!

00:10:31: Du hast nicht so das Gefühl dass du nix getan hast und du hast auch nicht die Frage ob du am richtigen arbeitest.

00:10:37: Zweitens unser Gehirn liebt Belohnungen und drittens wir wissen vielleicht gar nicht wirklich was eigentlich wirklich zu tun ist.

00:10:46: Was können wir jetzt stattdessen tun?

00:10:48: Also was hilft eigentlich?

00:10:50: und das Wichtige ist erstmal zu verstehen, was ja immer viele glauben.

00:10:53: Es braucht kein großes System!

00:10:57: Wir müssen nicht SAP anrufen und Oracle und Anthropics und wen auch immer Alphabet.

00:11:10: Ein einfaches Regelwerk aufbauen, ja?

00:11:12: Kein kompliziertes Riesenframework.

00:11:15: Im Kern ist es eine einzige Entscheidung und diese einzige Entscheidung muss du einfach jeden Tag treffen – jeden Tag einer Entscheidung!

00:11:24: Du musst nämlich deinen Tag steuern bevor der Tag dich steuert.

00:11:27: so einfach ist das.

00:11:28: Das bedeutet konkret, bevor du den Posteingang aufmachst, also die erste Nachricht liegt auch bei WhatsApp the same, überall das gleiche.

00:11:37: Bevor du also irgendwo reaktiv wirst, bevor du irgendwo darauf reagierst musst du erst mal entscheiden was heute dran ist.

00:11:44: und da auch wieder wichtig nicht zehn Dinge!

00:11:46: Nicht so eine Riesenliste sondern was sind die zwei drei Dinge die ihr heute wirklich vorankommen soll?

00:11:53: Es geht hier auch nicht darum dass du irgendwas abschließt und fertig machst.

00:11:56: es geht nicht immer darum dass wir sofortige Ergebnisse haben sondern dass wir wirklich Schritte machen die entscheidend sind.

00:12:03: Achtung, das ist jetzt der entscheidende Teil.

00:12:05: Nicht vorher aufhören!

00:12:07: Wir müssen die Zeit dafür schützen.

00:12:10: Das heißt nicht als erstes den Posteingang öffnen, nicht sofort immer die Nachrichten beantworten.

00:12:15: Nicht sofort immer WhatsApp aufmachen, sondern uns selber ein Zeitfenster erstmal einrichten indem wir ungestört an unseren Themen arbeiten.

00:12:24: und Achtung in diesen ungestörten Zeiten ist das Handy weg, ist das Postfach zu... Das heißt wir müssen selber dafür Sorge tragen dass es eine geschützte Zeit ist.

00:12:36: Es ist super wichtig!

00:12:39: ist es das auch, aber simpel bedeutet ja nicht dass es leicht ist.

00:12:42: Ja, das ist super wichtig!

00:12:44: Der größte Widerstand und der größte Verursacher von Sommerei-Bungen in diesem Fall kommt ja von uns, von innen.

00:12:53: Was wenn jetzt was Dringendes kommt?

00:12:55: Ich kann doch jetzt nicht mal eine E-Mails nicht lesen sechs Stunden, was wenn jetzt etwas Dringendes kommt?

00:13:00: Was wenn jemand ne Antwort von mir erwartet und sonst gar nicht weiter machen kann?

00:13:04: Was bei mir in der Zwischenzeit ein Auftrag flöten geht... Also meine Erfahrung, das meiste was ich dringend anfühlt ist es nicht.

00:13:12: Ja?

00:13:12: Und das meeste was wirklich dringnd ist findet dich!

00:13:15: Es findet einen Weg zu dir ohne dass du ständig auf einem Kanälen erreichbar bist.

00:13:20: Das isst einfach so.

00:13:22: Ja, ich kann das nur immer mal wiederholen.

00:13:24: Wenn wirklich irgendwo was Dringendes ist in aller Welt der heutigen Medien die wir alle so nutzen können wenn etwas wirklich dringend ist glaubst du nicht dass dich dann jemand vielleicht doch noch anruft?

00:13:37: ja und dann hörst du das Klingeln ja vielleicht auch wenn du das Telefon ein Stückchen von dir weggelegt hast Wenn du jetzt gerade so ein bisschen nix und denkst ja, ich kenne das schon aber Ich weiß nicht genau wo ich anfangen soll weil ich habe doch immer noch Angst dass mir irgendwas durchrutscht Und ich hab doch immer auch die Sorge da sehe ich nicht genau weiß was dran ist.

00:13:55: Und doch fange ich immer wieder an und ich weiß nicht wirklich wie ich es hinkriegen soll Dass ich an den wirklich wichtigen Sachen arbeite.

00:14:02: Dann schau doch bitte in das kostenlose Tool was sich gebaut haben.

00:14:06: für Null Euro bekommst Du einen.

00:14:08: Ja das ist eine Art Mini Leitfaden also ein mini Kurs Aber auch ein Leit Faden Der heißt, alle Aufgaben auf einen Blick und der hilft dir wirklich aus diesem reaktiven Modus rauszukommen.

00:14:19: Und ihr erst mal einen klaren Überblick zu verschaffen!

00:14:22: Was ist wirklich dran, was hat Priorität und was kann ich loslassen?

00:14:26: Die allermeisten fangen nämlich an zu planen und zu organisieren und sich irgendwelche Regeln und Wege aufzubauen bevor sie überhaupt einen Überblick haben.

00:14:33: Der Überblick ist essenziell.

00:14:35: ohne den Überblick brauchst du überhaupt nichts anderes anzufangen.

00:14:37: Das ist wirklich komplett kostenlos.

00:14:39: Den Link findest Du in den Show Notes.

00:14:41: Schau es dir einfach an!

00:14:42: Schau aber auch einfach mal auf meiner Website ob du da was anderes sonst noch findest was dir weiterhilft.

00:14:47: Sanraot.info.

00:14:49: Schaust dir an und probier es einfach mal eine Woche aus.

00:14:52: Du schaffst es innerhalb von ungefähr neunzig Minuten, deren Überblick zu verschaffen und dann arbeitest du mehr mit diesem System, mit diesem sehr einfachen, einfach nur meine Woche durchziehen!

00:15:02: Nicht sofort verwerfen, nicht alles besser wissen – das kenne ich ja auch die meisten langen Ideen, weil sich hier ein bisschen Binsenweiß halten.

00:15:08: Ja!

00:15:09: Vielleicht!

00:15:10: Vielleicht aber auch nicht.

00:15:11: Und vielleicht ist es gar nicht so wichtig, dass dahinter eine Enzyklopidier an Wissen steht, sodass einfach eine Struktur dahinter ist und das es dann an dir liegt ein bisschen durchzuhalten.

00:15:20: Ja?

00:15:20: Also... Das war es für heute.

00:15:23: Ich hoffe, du nimmst den Moment noch heute am besten, bevor du wieder in deinem Post-Eingang, in deine WhatsAppgruppen oder wohin auch immer springst und fragst dich mal was ist denn wirklich mein wichtigstes Thema diese Woche?

00:15:35: Wir haben heute Dienstag wo der Podcast erscheint.

00:15:37: da ist es früh genug das zu tun und egal welcher Tag auch sonst ist, du kannst es immer tun.

00:15:41: ja!

00:15:42: Woran genau arbeite ich?

00:15:44: Was genau ist jetzt wichtig, was ist dran und was würde mich einen Schritt weiterbringen.

00:15:49: Es geht nicht darum dass du heute durch die Ziellinie läufst sondern es geht darum das du dich auf den Weg machst und dass du den richtigen Weg vor allen Dingen einschlägst?

00:15:56: ja Und wenn dir die Folge irgendwie etwas mitgegeben hat dann freue ich mich riesig über eine Bewertung Über eine Nachricht.

00:16:04: erzähl mir wie dein Tag normalerweise aussieht.

00:16:07: Ich lese wirklich alles freu mich da sehr drauf und ich sage einfach mal bis zum nächsten Mal Und ich wünsche dir eine gute Zeit.

00:16:13: Mach's gut, bis dahin!

00:16:14: Tschüss tschüss.