#172 – Hör auf, ständig Prioritäten zu setzen.

00:00:02: Herzlich willkommen zu Mitstruktur zum Erfolg, deinem Zeitmanagement-Podcast.

00:00:08: Schön, dass du heute wieder eingeschaltet hast!

00:00:11: Herzlich Willkommen zu einer neuen Folge.

00:00:14: ich freue mich, dass Du heute wieder dabei bist und Ich möchte mit Dir über einen Satz sprechen.

00:00:18: Ja nicht nur über den Satz aber schon auch über diesen Satz den Du bestimmt schon total oft gehört hast.

00:00:23: Ich habe den super oft gehört weil ich mir nämlich ganz oft auch selber sage dieser Satz lautet Du musst halt einfach mal bessere Prioritäten setzen.

00:00:31: Da kann doch nicht so schwer sein!

00:00:33: Zeitmanagement, Ratgeber, Bücher sagen das, Business Coaches sagen das Produktivitätsbücher sagen dass.

00:00:41: und jetzt sage ich das auch noch, denkst du dir so?

00:00:44: Aber ich denke weil du hast den Satz selber schon oft genug gesagt.

00:00:46: Du musst einfach bessere prioritäten setzen.

00:00:49: Ich möchte aber heute wirklich die These aufstellen und auch mit dir hier besprechen Vielleicht sollten wir alle mal aufhören ständig Prioritäten zu setzen Prioritäten setzen zu wollen.

00:01:00: Nicht weil das unwichtig ist, wir kommen heute von einer ganz anderen Seite nähern wir uns dem Thema, sondern das Problem beginnt ja viel früher.

00:01:09: Das beginnt nicht in den Moment wo du drei bis fünf verschiedene Farben in deiner To-do-Liste pops, sondern es geht um ganz andere Themen die viel früher anfangen.

00:01:17: denn ganz ehrlich eine Priorität bringt uns nämlich nichts wenn sie am Ende nicht umgesetzt wird.

00:01:23: Das ist nämlich ein ganz entscheidendes Thema.

00:01:26: Darüber möchte ich heute mit dir sprechen.

00:01:28: Ich hoffe, du hast es dir gemütlich gemacht, wo auch immer du bist und hast Lust und Freude diesem Thema zu lauschen!

00:01:35: Wenn Unternehmerinnen und Unternehmer zu mir kommen, wenn wir im Mentoring darüber sprechen dann höre ich dieses Thema tatsächlich sehr häufig.

00:01:44: Und es ist immer das Gleiche nämlich dieses Ich muss wirklich jetzt endlich mal lernen die Prioritäten richtig besser oder wirklich gut zu setzen.

00:01:52: Das ist eigentlich das was sie immer sagen und das klingt auch immer erstmal logisch Klingt in den eigenen Ohren logisch klingt für mich als Coach gar nicht so verkehrt.

00:02:01: Denn wenn ja alles gleichzeitig wichtig erscheint, dann muss man sich ja irgendwie eben entscheiden und dann ist es natürlich super wichtig würde man sagen dass man auch sich für das Richtige entscheidet.

00:02:11: Das klingt doch erstmal gut oder?

00:02:13: Ich sehe das inzwischen tatsächlich ein bisschen anders denn Prioritäten bestehen aus zwei Schritten.

00:02:19: der erste Schritt ist die Entscheidung treffen Der zweite Schritt ist die Entscheidung dann eben auch wirklich umsetzen.

00:02:26: Und dieser zweite Schritt wird eigentlich fast immer und auch in allen Zeitmanagement-Radgebern, ich habe viele davon gelesen, eigentlich komplett... ja, ich sage jetzt mal unterschätzt.

00:02:35: manchmal wird er einfach auch gänzlich ausgelassen weil es offensichtlich... naja!

00:02:39: Ich bin ja kein Zeitmanage-Rad-Geber, ich bin ja keinen Umsetzungsradgeber.

00:02:44: da muss ihr den anderes Buch kaufen.

00:02:46: Aber was passiert denn genau im Alltag?

00:02:48: Du setzt morgens eine Priorität.

00:02:49: Du setzt dich hin, machst deinen Tagesplan, machst deine Top-Drei, hast Käffchen dabei, schreibst dir das alles nochmal auf und hast jetzt ganz bewusst... Wir gehen jetzt mal davon aus dass du das nicht leichtfertig sondern wirklich ganz bewusst machst, setzt sich hin und setzt seine Priorität.

00:03:04: Und du möchtest beispielsweise wir müssen uns jetzt mal ein Beispiel entlanghangeln Denn dann wird es ein bisschen transparenter Möchtest du an deinem Angebot arbeiten oder in deinem Konzept, oder an einer Strategie was auch immer es ist.

00:03:16: Zwei Stunden später hast du zwanzig andere Dinge erledigt nicht weil deine Priorität falsch war sondern weil diese Priorität keine wirkliche Chance hatte stattzufinden.

00:03:28: Prioritäten scheitern nämlich im Alltag oft und dafür gibt es Gründe die meisten Leute glauben.

00:03:34: daran habe ich übrigens auch ewig gedacht.

00:03:36: Ich neige auch manchmal dazu immer noch so ein bisschen hin und wieder in da reinzukippen, ich bin einfach konsequent genug.

00:03:43: Ich muss ein bisschen disziplinierter sein!

00:03:45: Ich muss einfach konsequent mich mal daran halten was ich mir da aufgeschrieben habe.

00:03:49: aber das ist nicht das Problem.

00:03:52: Ich glaube dass nicht.

00:03:53: Ich Glaube dass Prioritäten aus ganz anderen Gründen scheitern und nicht stattfinden weil sie nämlich auf einem völlig unübersichtlichen Fundament stehen und daraus auch entstanden sind.

00:04:04: Bevor wir nämlich überhaupt priorisieren können, liegen häufig schon jede Menge Dinge auf unserem Tisch.

00:04:11: Wir haben offene Aufgaben, wir haben noch Entscheidungen die zu treffen sind.

00:04:15: Wir haben dieses ganze Tagesgeschäft Mails WhatsApp Kundenfragen Kundenthemen Auch Ideen die uns im Kopf rumspugen Aber auch nicht zu vergessen sowas wie Familie Haushalt vielleicht noch Mitarbeiter Hundert kleine Baustellen.

00:04:31: Hunderte, ja?

00:04:32: Und in diesem Moment setzen wir vielleicht eine Priorität, indem wir aufschreiben heute kümmere ich mich um mein Angebot aber diese Priorität konkurriert sofort mit fünfzig anderen Dingen Und dann ist es klar, dass die Umsetzung schwierig wird.

00:04:49: Das hat nichts damit zu tun, dass du keine Prioritäten setzen kannst – das hast sie ja gemacht!

00:04:53: Es hat etwas damit zu machen, dass dein System diese Prioritäten gar nicht schützt und auch in dieser Form gar nicht Schützen kann.

00:05:00: Das Problem beginnt nämlich eigentlich früher.

00:05:03: Ich arbeite im Coaching Mentoring in der Beratung nie zuerst an Prioritäten, auch wenn die meisten sich das wünschen.

00:05:10: Die meisten kommen ja und sagen ich möchte jetzt endlich mal wissen was wichtig ist, woran sollte ich jetzt arbeiten?

00:05:15: Das kann man aber meistens gar nicht sagen.

00:05:19: Was wir erst mal brauchen, ist ein Überblick!

00:05:20: Wir müssen Sichtbarkeit schaffen für alles.

00:05:23: Was ist offen?

00:05:24: Was muss wirklich erledigt werden?

00:05:26: Was spuckt vielleicht im Kopf rum?

00:05:29: Welche Entscheidungen stehen noch aus?

00:05:30: Welcher Aufgaben sind?

00:05:32: vielleicht längst keine Aufgaben mehr so dass überhaupt aus dieser Übersicht überhaupt erstmal klar werden kann auf welchen unterschiedlichen Stufen diese einzelnen Aufgaben nämlich stehen.

00:05:44: Wenn du diesen Überblick nicht hast, ist meistens alles auf der gleichen Ebene.

00:05:48: Alles auf der gleichen Stufe.

00:05:50: und wenn du das aber machst, du setzt dich mal hin und sorgst dafür dass alles so klar rauskommt und alles mal klar irgendwo in einen Überblick reingeht.

00:06:01: Erst dann können die einzelnen Aufgaben, eben auch die Prioritäten, die daraus resultieren, Raum gewinnen?

00:06:09: Prioritäten können nicht einfach nur beschlossen werden – das reicht nicht!

00:06:13: Das wäre ungefähr so als würde ich jetzt beschließen... Ich möchte Bundeskanzlerin werden.

00:06:19: Dann ist es ja nicht gleich so, nur weil ich das beschlossen habe.

00:06:22: Das braucht Ja Zeit!

00:06:23: Das braucht Sichtbarkeit Aufmerksamkeit.

00:06:26: Es bräuchte meinen unbedingten Willen und die Zeit in meinem Kalender um daran zu arbeiten Bundeskanzlerin zu werden.

00:06:33: Ich muss sich jetzt natürlich direkt erlösen oder enttäuschen.

00:06:36: Das ist eine Interpretation, ich werde nicht Bundeskanzlerin!

00:06:40: Aber es wäre dann wenn ich das alles nicht mache keine Zeit-Einräume, keine Sichtbarkeit, keine Aufmerksamkeit keinen Platz im Kalender.

00:06:47: Dann bleibt es einfach nur ein guter Vorsatz und das ist genau der Moment wo sich einen Vorsatz von einer wirklichen Priorität die dann tatsächlich in Planungsteil ist wirklich unterscheidet.

00:07:03: meinen Kunden und Kundinnen und Kunden oft ein Satz, der manchmal vielleicht am Anfang etwas irritierend ist.

00:07:09: Eine Priorität die nicht umgesetzt wird, ist keine Priorität.

00:07:13: Ich wiederhole das gerne eine Priorität, die nicht Umgesetzt wird ist überhaupt keine Priorität.

00:07:18: Die ist lediglich eine gute, oft fromme Absicht.

00:07:24: Unser Gehirn entscheidet nicht zwischen.

00:07:26: das ist wichtig und dafür habe ich tatsächlich gearbeitet.

00:07:30: Das ist dem Gehirnegal, ja?

00:07:32: Das entscheidet auch nichts zwischen guten und schlechten Prioritäten.

00:07:36: Wenn wichtige Aufgaben Woche für Woche liegen bleiben entsteht bei uns ja persönlich Frust!

00:07:41: Nicht weil wir keine Prioritäten verstanden haben oder weil wir die nicht kennen sondern weil sie immer wieder gegen andere dringende Dinge verlieren.

00:07:49: Die verlieren immer wieder sind die Verlierer in unserem System Unser Gehirn, das entscheidet den ganzen Tag immer wieder neu.

00:07:57: Das eigentliche Problem ist nämlich dass wir nicht einmal priorisieren sondern wir prioriseren den ganzen tag vor jedem telefonat priorisierend wie er vor jeder e-mail priorisiert wird.

00:08:06: vor jeder whatsapp nachricht prioritieren wir immer wieder dieselbe frage mache ich jetzt das oder lieber das?

00:08:13: und genau das kostet unglaublich viel mentale energie.

00:08:17: und mentale energie ihr lieben leute isst energie.

00:08:21: Und ich habe schon so oft gesagt und ich bleibe dabei, Zeitmanagement, Strukturmanagement Selbstführung ist nichts anderes als ein gutes Energiemanagement.

00:08:32: Je übersichtlicher dein System und je klarer was wo einen Platz hat umso seltener und umso weniger musst du neu entscheiden!

00:08:42: Und desto kleiner wird übrigens auch die Wahrscheinlichkeit, dass die eigentliche Priorität am Ende immer wieder erledigt wird.

00:08:51: Wenn du ein System hast was wirklich funktioniert und wo du dich dran halten kannst dann wird diese Priorität wirklich stattfinden oder?

00:09:01: Gutes Zeitmanagement fängt also nicht mit Prioritäten an Selbstführung übrigens auch nicht.

00:09:07: Die meisten überrascht das, weil viele denken naja wenn ich erstmal die Prioritäten gesetzt habe dann weiß sie was eigentlich wirklich wichtig ist.

00:09:13: Dann muss sich das nur noch in meinem bisschen irgendwie mal im Plan unterbringen und dann kriege ich das schon hin.

00:09:18: Das ist nicht der Weg!

00:09:20: This is not the way to go!

00:09:23: Gutes Zeitmanagement beginnt nicht mit Prioritäten es beginnt mit Klarheit mit einem vollständigen Überblick.

00:09:31: Die meisten sagen, ich habe doch ein Überblick.

00:09:33: Ich hab da eine Tuduliste!

00:09:34: Ich habe alles in so einer Liste runtergeschrieben.

00:09:36: Ich habe doch ne Sammlung von Post-its.

00:09:39: Nein ganz ehrlich es muss ein system... Ein wirklich ein systemischer, systematischer Überblick sein.

00:09:45: Ich sage auch systemisch weil die Übersicht zu wie ich sie führe und wie du sie in meinem Null Euro Angebot findest tatsächlich auch dafür sorgt dass alles ein bisschen ineinander greift.

00:09:54: ja ist nicht komplex aber logisch.

00:09:57: Das System muss alle offenen Aufgaben, alle offenden Themen und Gedanken alles Offene sichtbar machen.

00:10:02: Und dann entsteht eine sinnvolle Reihenfolge – nur dann!

00:10:06: Wenn die Hälfte fehlt oder falsch ist oder alt ist oder immer noch in deinem Kopf ist, kannst du gar nicht priorisieren.

00:10:15: Wie willst du das denn machen?

00:10:16: Es geht ja gar nicht.

00:10:19: Was ist heute wirklich wichtig?

00:10:20: Und die Entscheidung lohnen sich erst, wenn du vorher einen Überblick geschaffen hast.

00:10:25: Ansonsten ist das Energieverschwendung!

00:10:27: Nur wenn du diesen Überblick hast, lohnt sich diese Frage überhaupt denn es dann hat die Entscheidung.

00:10:32: Heißt also die Antwort auf die Frage was ist heute richtig wichtig?

00:10:35: Überhaupt eine Chance!

00:10:36: Dann ist das etwas mehr als ein Frommawunsch sondern dann weißt Du dass alles da und das mache ich heute Dann ist das kein Frommerwunsch, sondern ist es eine Entscheidung.

00:10:45: Weil du alle anderen Sachen ja gesehen hast!

00:10:47: Da kannst du nicht dich hinsetzen und sagen ach dann mach ich jetzt erstmal Mails.

00:10:51: Ja das wäre ja dann grob fahrlässig.

00:10:54: Sondern nur so wenn du's getroffen hast festgehalten hast und einen Überblick über alles hast... ...dann hat das Ding überhaupt ne Chance in der Realität umgesetzt zu werden.

00:11:03: Ich gebe dir ein Beispiel setz dich gedanklich jetzt an deinen Schreibtisch, wenn du nicht sowieso da sitzt.

00:11:09: Alles liegt auf diesem Schreibtische in unseren Gedanken voller Unterlagen!

00:11:13: Da sind Rechnungen, da sind Verträge, da ist Postkarten, da gibt es Notizen und da sind die Kaffeebecher der letzten zwei Wochen.

00:11:21: Da hat ich sonst irgendwelche Post-Reklame, Werbekramen oder Fernsehzeitung für Tante Annegret.

00:11:29: Und jetzt fragt euch bitte mal welches dieser ganzen Papiere das wichtigste?

00:11:34: Schwer zu beantworten, ne?

00:11:35: Wenn du aber erstmal Ordnung schaffst.

00:11:37: Alles sortierst alles überflüssige entfernt alle Sachen die irgendwie zusammen gehören auf einen Stapelpack dann erkennst du irgendwie was jetzt wirklich Aufmerksamkeit braucht.

00:11:49: das ist fast magisch.

00:11:51: Genau das passiert in deinem Kopf wenn du diesen Überblick schaffs.

00:11:55: Klarheit macht priorisieren überhaupt erst möglich und macht es überhaupt dann wirklich leichter, das Richtige zu priorisieren.

00:12:04: Gute Strukturen gleichzeitig machen die Umsetzung dieser Priorität überhaupt erst möglich.

00:12:10: Magisch oder?

00:12:12: Ich möchte dich zu einem kleinen Perspektivwechsel deshalb heute noch einladen.

00:12:17: ja!

00:12:18: Wenn du das nächste Mal denkst und du wirst das denken wir können das jetzt leider nicht mal eben so auslöschen Wenn du das nächste Mal denkst, ich muss endlich lernen vernünftig richtig Prioritäten zu setzen oder wenn du denkst.

00:12:28: Ich muss einfach ein bisschen konsequenter an meinen Prioritäten arbeiten.

00:12:31: Frag dich doch bitte stattdessen mal habe ich überhaupt die Voraussetzungen geschaffen damit ich Prioritäten umsetzen kann?

00:12:38: Habe ich überhaupt eine Vorausetzung geschaffen, damit ich einmal im Angebot arbeiten kann?

00:12:42: sind die Varaussetzung da oder entscheide ich einfach immer wieder neu werden mein Alltag einfach so mich mal in die Eine und mal in andere Richtung zieht.

00:12:51: Ich fühle das, ich muss jetzt unbedingt Prioritäten setzen.

00:12:54: Ich muss es unbedingt besser machen und unbedingt disziplinierter sein.

00:12:57: Das ist nicht das Thema Sondern das Thema ist die Klarheit, die Voraussetzung Die wirkliche Übersicht, die es dir ermöglicht überhaupt erst mal festzulegen.

00:13:07: Was könnte denn jetzt da sein was wirklich ein Unterschied macht?

00:13:10: Nimm den Gedanken mit!

00:13:11: Nimm dem Gedanken heute mit.

00:13:13: aus dieser Folge Prioritäten zu setzen Ist nicht das Ziel.

00:13:18: Prioritäten umzusetzen ist das Ziel.

00:13:22: Das ist super, super wichtig!

00:13:23: Bin mir sicher dass du das relativ schnell hinkriegst deine top drei festzulegen.

00:13:29: ich bin mir sicher das es relativ einfach ist sein one thing fest zu legen.

00:13:33: was nicht einfach ist nicht trivial ist und was ein bischen mehr Hintergrundarbeit erfordert ist dafür zu sorgen dass diese Prioritäten überhaupt umgesetzt werden können.

00:13:45: Und genau deshalb ist es einfach so, dass bei mir im Mentoring, im Coaching und in der Beratung die Arbeit nicht bei der Prioritätenliste beginnt.

00:13:54: Ist ja klar!

00:13:55: Sondern bei der Klarheit beim Überblick.

00:13:57: Ich habe eben schon gesagt ich möchte dich da auch jetzt noch mal zu einladen.

00:14:00: du findest den Link in den Show Notes.

00:14:02: Im Null-Euro Angebot alle Aufgaben auf einen Blick findest du eine kleine Hilfestellung dazu um genau diesen Überblick zu schaffen.

00:14:08: Wenn dir die Folge gefallen hat, freue ich mich natürlich von Herzen wenn du deine Prioritäten jetzt auch umsetzt und mir dazu eine Rückmeldung gibst.

00:14:16: Also nimm das doch einfach zum Anlass und versuche einfach nochmal zu schauen.

00:14:21: habe ich den Überblick.

00:14:21: Sei da ein bisschen kritisch mit dir.

00:14:23: sei nicht so kritisch bei dem Thema Prioritäten setzen.

00:14:26: Seid lieber ein bisschen kritischer mit dir was das Thema Überblick schaffen angeht.

00:14:31: Kennt, der vielleicht auch diese Herausforderung hat.

00:14:34: Leite die Folge gerne weiter!

00:14:36: Ich freue mich drüber... Diejenige oder derjenige freut sich drüber und so haben wir doch alle gemeinsam was davon.

00:14:42: ich wünsche dir Eine wundervolle Woche.

00:14:44: Viel Erfolg und Spaß beim Klarheit schaffen!

00:14:47: Setz dich hin, nimm dir die Woche unter dem Motto Klarheit wo du wirklich mal systematisch dir einen Überblick schaffst und denke immer dran wenn du sagst na bei mir sind es so viele Themen dann hilf vielleicht auch das Null-Euro Angebot nur bedingt.

00:15:02: dann meldest du dich bitte bei mir für ein Klarheitsgespräch und dann schauen wir mal ob und wie ich bei dem Thema unterstützen kann.

00:15:08: Ich wünsche Ihnen eine gute Woche.

00:15:09: Wir hören uns in der nächsten Woche.

00:15:11: Bis dahin Machs gut Tschüss tschüss.

00:15:13: Wenn dir die Folge gefallen hat, dann freue ich mich wirklich riesig darüber.

00:15:17: Wenn du meinen Podcast bewertest oder ihn auch mit jemandem teils von dem du glaubst dass diese Themen oder das Thema gerade heute wirklich hilfreich für die Person sein könnten.

00:15:26: Denn genau dadurch kann ich oder können wir gemeinsam noch mehr Menschen helfen irgendwie wieder mehr Klarheit, mehr Struktur und auch mehr Realität in ihren Alltag zu bringen.

00:15:36: Und falls du mein Null-Euro-Angebot alle Aufgaben auf einen Blick noch nicht kennst den Link findest du ebenfalls in den Schornhauts.

00:15:41: Ich wünsche dir einen schönen Tag.

00:15:42: Wir hören uns in der nächsten Folge.

00:15:44: Tschüss tschüss!