#176 - Warum deine Wochenplanung schon vor Montag scheitert

00:00:02: Herzlich Willkommen zu Mit Struktur zum Erfolg, deinem Zeitmanagement Podcast.

00:00:08: Schön, dass du heute wieder eingeschaltet hast!

00:00:11: Hallihallo und herzlich willkommen zurück zu einer neuen Folge direkt vorab, falls Hintergrundgeräusche existieren.

00:00:18: Ich weigere mich mal ein Fenster zu schließen!

00:00:20: Ich weiß ja immer dass wenn es so warm ist und heute glaube ich gehen wir so Richtung thirty-fünf Grad dann macht das Sinn natürlich die Gelosin runterzumachen.

00:00:28: Das habe ich auch alles um Fenstern zu schliessen damit man die Hitze draußen hält.

00:00:32: aber ich werde wahnsinnig wenn nicht so keinen Sauerstoff haben.

00:00:36: Auch wenn es heute schon eine komische Luft ist was gefilmt hat.

00:00:38: Es kommt sowieso kein Sauerstoffs rein.

00:00:40: Das soll aber gar nicht so sehr unser Thema sein.

00:00:42: du hast es gelesen.

00:00:43: Wir sprechen mal wieder über eines meiner Lieblingsthemen, Wochenplanung nämlich und warum die oft schon vor dem Montag scheitert.

00:00:50: Hängt ein bisschen davon ab wann du deine Wochenplanungen so machst.

00:00:53: aber darüber wollen wir auf jeden Fall mal heute sprechen.

00:00:56: nämlich es gibt so viele so viele Themen die in letzter Zeit auch wieder im Mentoring aufgekommen sind die diese Wochenplanung betreffen und das ist manchmal ganz kleine, manchmal auch etwas größere Operationen der Wochenplanungen bedarf um diese wieder hinzukriegen.

00:01:13: Wir versetzen uns gemeinsam jetzt mal in so eine Planensituation.

00:01:17: Beispielsweise wie ich es immer gerne gemacht habe und auch heute meistens noch mache Sonntag Nachmittag.

00:01:23: wir setzen uns hin, wir öffnen den Kalender, wir Öffnen unseren Planer, wir eröffnen unsere Tools was auch immer wir nutzen.

00:01:30: und dann fangen wir an Aufgaben zu verteilen Zeit vielleicht Blöcke zu setzen für wichtige Projekte.

00:01:36: Wir überlegen uns welche Termine sind dran, was möchte ich unbedingt schaffen und schreiben uns das auf?

00:01:41: Und wir nehmen uns fest vor diese Woche wird einfach ganz anders!

00:01:45: Diese Woche wird es richtig strukturiert.

00:01:48: Diese Woche kommen wir jetzt endlich mal zu den Dingen die wir entweder verschoben haben oder die liegen geblieben sind.

00:01:53: Diese So neun Uhr, drehnzwanzig beispielsweise.

00:01:59: Und dann kommt so eine erste dringende Mail oder ein dringender Anruf.

00:02:03: Dann dauert einen Termin länger als wir es gedacht haben Oder irgendjemand kommt und braucht eine Entscheidung einfach Kommt und sagt ich muss jetzt wissen machen wir jetzt A oder B?

00:02:13: Da muss man sich vielleicht auch nochmal reinarbeiten.

00:02:15: Ja noch bevor die Woche richtig angefangen hat sieht es so aus, dass die Planung, die wir gemacht haben oft ja auch sehr kleinteilig ein bisschen zerfällt.

00:02:25: Man kann ja schon zugucken wie diese auseinander bröselt.

00:02:28: Und wenn du das kennst, dann liegt es ja wahrscheinlich nicht daran.

00:02:31: Ich werde nicht müde, dass zu sagen.

00:02:34: Es liegt nicht an dir und es liegt nicht daran, dass du dich nicht gut genug organisierst.

00:02:38: Deine Wochenplanung scheitert im Grunde auch nicht erst am Montag um neunundreinzwanzig.

00:02:44: Die scheiterte nämlich in dem Moment wo wir sie erstellen und wo du sie in diesem Moment erstellt.

00:02:49: ich möchte in dieser Folge mit dir darüber sprechen welche Denkfehler dahinter stecken Denn da gibt es Muster dahinter die ganz ganz viele Leute kennen die man eigentlich mit einfachen und kleinen Kniffen verändern kann.

00:03:02: Es hat ganz viel mit unrealistischer Planung zu tun, nicht mit unrealistisch weil wir dumm sind sondern mit unrealistisch, weil wir ambitioniert sind.

00:03:10: Und ich möchte dass wir heute ein bisschen dazu kommen das wir unsere Woche so planen können Dass sie auch dann noch funktioniert wenn es Leben eben dazwischen kommt.

00:03:18: Zuallererst ist es wichtig mal eine Frage zu klären und das haben wir glaube ich in dieser Form noch nicht thematisiert Warum planen wir denn unsere Woche überhaupt?

00:03:27: Viele Menschen nutzen ihre Wochenplanung, wenn sie ganz ehrlich sind wie ihren Weihnachtswunschzettel an den Weihnachtsmann oder ans Christkind.

00:03:37: Bei uns kommt ja das Christkind, bei einem kommt der Weihnachtsmann und dann wird fleißig Wünschzättel geschrieben.

00:03:43: Und meine Tochter hat das beispielsweise auch immer so gehandhabt dass egal was realistisch oder unrealistisch war Sie trotzdem erstmal alles draufgeschrieben hat.

00:03:54: Also stand dann auch immer mal ein Pony drauf oder einen Einhorn noch und ob das jetzt realistisch war, oder nicht mal zur Seite gestellt, man hat es erst einmal aufgeschrieben Und ganz viele Wochenplanungen sehen so aus.

00:04:04: Sie sind voller Ponys und Einhörner.

00:04:07: Alles wird eingetragen, was wir gerne erledigen würden.

00:04:10: Und wir hoffen, dass Zeit da ist, dass Energie da ist und der Alltag irgendwie mitspielt – das alles mal so richtig glatt läuft!

00:04:19: Aber eine gute Planung hat einfach nicht die Aufgabe, möglichst viele Sachen endlich mal unterzubringen.

00:04:27: Eine gute Wochenplanung soll eigentlich dabei helfen, Entscheidungen zu treffen.

00:04:32: Was ist diese Woche wirklich wichtig?

00:04:34: Und was nicht?

00:04:35: Was darf

00:04:36: warten?!

00:04:37: Wofür brauche ich konzentriert Zeit?

00:04:39: Also wofür muss ich mir wirklich mal Zeit am Stück nehmen.

00:04:43: Genauso aber auch zu sagen, welche Termine sind mir wichtig?

00:04:46: Was möchte ich denn für mich tun nächste Woche und dabei auch zu sein?

00:04:49: also wenn XY nächste Woche mit Thema x ankommt dann werden wir es auf gar keinen Fall unterbringen.

00:04:56: ja was muss also bewusst aus der Woche raus bleiben damit die wirklich entscheidenden Dinge die du ja festlegst überhaupt eine Chance haben?

00:05:04: Diese Entscheidungen sind der Hauptkern deiner Wochenplanung.

00:05:09: Da geht es nicht darum, ob du jetzt um dreizehn oder fünfzehn Uhr an dem Angebot arbeitest.

00:05:15: Das ist natürlich auch in einem Schritt wichtig aber das ist später erstmal überhaupt wichtig.

00:05:21: was ist denn jetzt wirklich dran und was nicht?

00:05:23: Und wie gehe ich damit um wenn das und dass dazwischen kommt und was sage ich dann?

00:05:29: ja?

00:05:29: Wenn nach der Planung Immer noch alles gleich wichtig aussieht, dann ist die Planung nicht gut.

00:05:36: Dann haben wir lediglich Aufgaben sortiert und das ist keine Planung.

00:05:40: Aufgaben Sortieren?

00:05:41: Nennen wir Aufgaben-Sortien.

00:05:43: Planen bedeutet aber dass wir Entscheidungen getroffen haben für und wieder bestimmte Projekteaufgaben und auch Termine.

00:05:50: okay Fehler Nummer eins Wir planen ganz oft in der Wochenplanung mit einer theoretischen Zeit.

00:05:59: Jetzt zeigt unser Kalender vielleicht für die kommende Woche ungefähr vierzig Arbeitsstunden an.

00:06:05: Da sind Termine drin, da sind schon Aufgaben drin, Abstimmungen drin, Meetings drin weiß der Geier.

00:06:11: also wir können jetzt für das wo noch keine Meetings drinnen sind ungefähr für die restliche Zeit der vierzig Stunden komplett können wir für unsere Aufgaben einplanen denken wir und so planen wir dann auch.

00:06:23: das klingt ja logisch.

00:06:24: ne haben vierzig stunden Und dann planen wir auch für ungefähr vierzig Stunden, ne?

00:06:29: Dann gucken wir mal was schon belegt ist und den Rest planen werden auf.

00:06:32: Das klingt auch logisch das funktioniert aber praktisch nicht!

00:06:35: Denn nicht jede Stunde in deinem Kalender steht ihr ja tatsächlich zur Verfügung für produktive Arbeit.

00:06:40: Wir wechseln zwischen Themen,

00:06:41: d.h.,

00:06:42: wir müssen uns manchmal irgendwie wieder reinarbeiten.

00:06:44: Wir müssen Rückfragen beantworten, wir müssen Termine vor- und nachbereiten.

00:06:48: Wir wissen spontan manchmal Entscheidungen treffen.

00:06:50: Wir brauchen Pausen.

00:06:51: Wir haben nicht immer die gleiche Energie unterschätzt, dass manche Aufgaben länger dauern als wir erwartet haben.

00:06:59: Nicht unbedingt weil wir sie falsch eingeschätzt haben kann auch sein, kann aber auch sein das wenn nicht auf Knopfdruck so konzentriert sind wie wir das gerne hätten.

00:07:07: es kann aber also sein dass wir einen Schritt übersehen haben bei der Vorbereitung für eine Aufgabe und dann dauert's halt einfach länger.

00:07:14: Wir planen aber trotzdem häufig so als ob wir jede freie halbe Stunde Daßig Minuten hat eine halbe Stunde, ob wir vollständig diese dreißig Minuten für die Aufgabe nutzen können.

00:07:25: Wir behandeln unsere maximale Kapazität, die wir haben wie unsere normale Kapazitäten.

00:07:30: Das ist aber nicht der Fall!

00:07:32: Dann ist die Woche so überfüllt und es sieht natürlich auch ein mega produktiven Plan aus – das ist ja keine Frage.

00:07:38: Aber sie funktioniert nicht und sie funktioniert schon nicht bevor die Woche angefangen hat.

00:07:43: Praktischer Ansatz Easy peasy, verplan nicht deine komplette Woche.

00:07:47: Verplan nicht eine komplett verfügbare Zeit.

00:07:50: Verplant nicht deine kompletten Tage!

00:07:52: Wenn dein Alltag ohnehin so ein bisschen unvorhersehbar ist... Zwischendurch immer Meetings reinkommen.

00:08:04: Wenn ich an Telefon klingelt, wenn alle fünf Minuten irgendwie neue dringende E-Mails reinkommen dann kannst du nicht hundert Prozent verplanen und dann würde ich nicht mehr empfehlen, achtzig Prozent zu verplanern.

00:08:15: Dann verplant sechzig oder siebzig Prozent deiner Kapazitäten Und lass den Rest frei!

00:08:21: Du brauchst den übrigen Raum nicht weil du schlecht organisiert bist das musst du dir immer wieder sagen sondern du brauchst ihn weil du in einer realen Welt lebst.

00:08:30: Okay, Pufferplanung ist kein Luxus.

00:08:32: Das ist der Bestandteil einer guten durchdachten strukturierten Planung.

00:08:38: Es ist super wichtig sich das immer wieder zu sagen!

00:08:41: Das war Fehler Nummer eins in der Wochenplanung – theoretische Zeitplanen und nicht die realistische.

00:08:46: Fehler Nummer zwei machen wir direkt mit weiter auf Eins folgt zwei Wir planen Aufgaben aber wir planen keine Prioritäten.

00:08:55: Das is tatsächlich ein ziemlich entscheidendes Thema denn Auf unserer Liste stehen ja selten mal nur drei Aufgaben, dann wäre es sehr einfach.

00:09:02: Sondern da stehen Jahr zwanzig manchmal vierzig Aufgaben.

00:09:05: Welche davon entscheidet aber darüber ob die Woche am Ende des Tages oder der Tag am Ende eines Tages erfolgreich war?

00:09:12: Und wenn wir darauf keine klaren Antworten haben und zwar schon während der Planung, dann haben wir wahrscheinlich... sind wir so vorgegangen, dass wir das erst mal erledigt haben was am schnellsten geht.

00:09:21: Was am lautesten schreit oder auch manchmal ganz oft nehme ich mich nicht aus das was sich am angenehmsten anfühlt.

00:09:28: Das führt dann dazu dass wir nur noch so Frösche hinterher überhaben.

00:09:33: Nur Kröten.

00:09:34: Wir machen die ganzen netten Sachen und die ganzen kröten bleiben übrig Und am Freitag schauen wir dann auf unsere Liste und haben ganz viele abgehackte Aufgaben Haben aber trotzdem irgendwie das Gefühl naja also richtig weitergekommen bin jetzt nicht Und das ist super wichtig, sich das anzuschauen.

00:09:53: Wenn wir nicht klar machen, was wirklich wichtig ist um den nächsten Schritt zu gehen und vorwärtszukommen.

00:09:58: Und die damit verbundenen Aufgaben identifizieren dann machen wir immer das Was einfach eben gerade mal fix geht und es fühlt sich dann einfach so an.

00:10:05: auch guck mal super meine to-do-liste schrumpft wie cool.

00:10:09: Das ist ja auch ein schönes Gefühl absolut!

00:10:13: Ich würde deshalb immer vor Beginn der Woche also im Rahmen der Planung mal festlegen welche ein zwei maximal drei Ergebnisse den größten Unterschied machen würden für die Woche.

00:10:23: Nicht zehn und nicht alles, was eventuell auch noch wichtig wäre, sondern Ergebnisse!

00:10:28: Welche Ergebnisse möchtest du gerne haben?

00:10:29: Und basierend auf den Ergebnissen kannst du dann gucken welche Aufgaben dazugehören.

00:10:34: Wenn das wieder zu viel ist weil du sagst aber schon fünfzehn Aufgaben dir dazu gehören, dann reduzierst du das wieder.

00:10:39: Dann sagst du okay, da sind nicht drei Ergebnisse diese Woche, sondern fangen wir erstmal mit einem Ergebnis an.

00:10:45: Fragt dich in dem Zusammenhang vielleicht so etwas wie Wenn am Freitag nur diese drei Sachen erledigt werden, würde ich die Woche dann als erfolgreich bewerten.

00:10:55: Und diese Frage zwingt dich nämlich zu einer Entscheidung und genau das ist ja der Punkt der Planung.

00:10:59: wir wollen Entscheidungen herbeiführen.

00:11:01: okay also wichtig nicht einfach nur Aufgaben planen sondern Prioritäten Ergebnisse planen.

00:11:09: Der dritte Fehler den vieler machen ist dass wir Aufgaben mit sagen wir mal Terminen verwechseln.

00:11:16: Vielleicht steht zum Beispiel auf deiner Liste so was wie Präsentation erstellen, aber wann soll das passieren?

00:11:23: Dienstag irgendwann, wäre ganz gut wenn es dienstagwärtig wäre.

00:11:27: Wenn zwischen zwei Meetings irgendwie eine halbe Stunde Zeit ist mache ich eben die Präsentation sobald Ich dann auch noch die E-Mails beantwortet habe.

00:11:34: ja Aufgaben die keinen konkreten Platz im Kalender haben werden Aufgaben Die nicht erledigt werden aber den ganzen Tag Im Hinterkopf mit uns rumlaufen Ja das heißt wir müssen dafür sorgen dass die Aufgaben ein fester Termin werden.

00:11:51: Eine Priorität braucht einen realistischen Termin mit sich selber und entsprechend ist das eben für diese Aufgabe so zu handhaben.

00:11:58: Wir müssen unseren Aufgaben einen Termin geben, alles was sonst keinen Termin hat findet nicht statt weil dass immer wenn es unruhig wird strubbelig wird dann fällt das hinten runter Okay?

00:12:09: Und es reicht nicht, sich lediglich so ein Blog irgendwo reinzuschreiben wo Präsentation steht.

00:12:14: Es muss irgendwo klar definiert sein was das bedeutet damit wir zum klaren Zeitpunkt auch eben beginnen können Wenn wir beispielsweise einen Blog eintragen.

00:12:22: Dienstag neun und dreißig bis zehnhunddreißig.

00:12:25: da muss da stehen Gliederung erstellen und die ersten fünf Folien ausarbeiten Okay.

00:12:32: Konkret!

00:12:34: Ansonsten eiern wir rum und wenn wir nur eine Stunde Zeit haben, weil alles so ein bisschen, sagen wir mal dynamisch ist in unserem Umfeld und dann eieren wir rumen.

00:12:42: Dann sagen wir ja okay Präsentation.

00:12:44: was wollte ich denn jetzt eigentlich nochmal machen?

00:12:46: Ich könnte jetzt eigentlich erstmal das Onicht fangen dann doch damit an also festlegen womit fange ich an?

00:12:52: erstellt die Gliederung und macht die ersten fünf Folien.

00:12:55: Das reduziert die Einstiegshürde und du nimmst auch da schon wieder eine Entscheidung vorweg.

00:13:02: Fehler Nummer drei, also ich fasse das nochmal zusammen.

00:13:05: Wir verwechseln Aufgaben und Termine und behandeln es nicht so.

00:13:09: wir müssen unsere Aufgaben wie Termine behandeln.

00:13:13: Fehler Nummer vier, wir ignorieren vollständig unsere Energie.

00:13:18: Das ist super wichtig!

00:13:20: Ich sage ja immer gerne und ich kann's auch nicht häufig genug sagen Zeitmanagement ist eigentlich nichts anderes als ein Großteil Energiemanagement.

00:13:28: vielleicht kannst du morgens früh Super gut konzeptionell denken.

00:13:32: Aber nach drei Gesprächen am Nachmittag wurden dem eins noch ein großes Meeting ist, wo jeder dazwischen redet bis zu überhaupt kaum noch in der Lage anspruchsvolle Entscheidungen zu treffen.

00:13:41: Ich sage das immer wieder.

00:13:43: Nachmittags man kennt sich ja auch so ein bisschen selber, ne?

00:13:46: So vom, sagen wir mal von Biorhythmus her.

00:13:48: Nach Mittags zwischen zwei und vier kann ich super copy-paste und so aber sonst nichts.

00:13:54: wenn nicht da mir vornehme Content zu erstellen dann wird das nix.

00:13:59: Also wenn du deine wichtigsten Aufgaben so ein bisschen in Zeiten legst, in denen dir wirklich regelmäßig die nötige Energie fehlt dann ist das kein Disziplinproblem und du denkst ja sicherlich immer wieder ich muss mich nur mal ein bisschen mehr zusammenreisen.

00:14:12: Damit hat das aber nichts zu tun.

00:14:13: es ist ein Planungsfehler Wenn du immer wenn ich immer wieder meinen Content zwischen zwei und vier Uhr erstellen würde.

00:14:20: Es ist ein planungsfehlar weil ich das da nicht leisten kann.

00:14:23: Beobachte deshalb nicht nur deine freien Zeiten, sondern wirklich auch echt mal deine Energiefasen.

00:14:28: Wie sieht das morgens aus?

00:14:29: Die allermeisten Menschen haben morgens die meiste Energie!

00:14:33: Beobacht einmal wie läuft es denn um die Mittagszeit rum.

00:14:35: nach dem Mittagessen?

00:14:36: da haben die Allermeisten einen kleinen Müdigkeitsanfall und beobachtet dich mal.

00:14:41: wie läuft wieder so ab siechzehn Uhr.

00:14:44: Schau einfach mal zu und dann kannst du entscheiden was kann ich denn da gut?

00:14:48: Also Aufgaben wie Strategie, was Konzeptionieren schreiben auch.

00:14:54: Alles, was so ein bisschen kreativ ist oder wichtige Entscheidungen oder sowas sollten dann in diesen konzentrierten Phasen liegen und nicht kurz nach Mitte heißen.

00:15:01: Ist ja klar!

00:15:02: Routine-Aufgaben aber.

00:15:04: und mein Copy Paste oder irgendwelche organisatorischen Tätigkeiten, die ja auch gemacht werden müssen.

00:15:09: Da müssen wir uns nichts vormachen!

00:15:11: Die können dann in so Zeitfenster reinwandern wo die Energie sowieso ein bisschen lower ist.

00:15:16: Also das ist eigentlich sehr sinnvoll.

00:15:18: Schau mal wie das bei dir aussieht und dann kannst du so auch ein bisschen deinen Tag planen.

00:15:22: Du musst dich nicht den ganzen Tag zur Höchstleistung zwingen, das funktioniert nicht.

00:15:27: Übrigens für die Damen, die hier zuhören wir haben auch... Wir sind zyklische Wesen ja?

00:15:31: Das ist auch wichtig sich mal klarzumachen dass wir nicht ein dreißig Tage im Monat immer gleich funktionieren!

00:15:37: Das ist nicht so.

00:15:37: Auch da gibt es Highs und Lowes Und auch das dürfen wir berücksichtigen gilt auch für Entscheidungsfindungen und solche Sachen.

00:15:44: also Wir können unsere und dürfen unserer Arbeit so verteilen, dass sie zu unserer Leistungsfähigkeit passt.

00:15:50: Zu unserer tatsächlichen energetischen Leistungsfähigkeit.

00:15:53: Das macht ja uns auch einfach keinen Sinn weil da ja nur Kappes bei rauskommt wenn wir das so nicht machen.

00:15:58: Fehler Nummer vier also fassen wir zusammen Energie wird nicht berücksichtigt.

00:16:03: Fehler Nummer fünf wir planen nur für den Idealfall für unser bestes Ich viele Wochenpläne funktionieren wunderbar super wunderbar In der Theorie in Gedanken und solange nichts Ungeplantes passiert.

00:16:17: Das ist ungefähr so hilfreich wie ein Regenschirm, der nur bei Sonnenschein funktioniert.

00:16:22: Wenn wir einen Regenschirmen dabei haben, der bei Regen nicht aufgeht dann ist das Kappes.

00:16:27: Eine belastbare Planung braucht deshalb wirklich die Antwort auf die Frage Was mache ich wenn es nicht läuft?

00:16:35: Das heißt also Wir müssen vorab überlegen wie gehen wir mit unserer wichtigsten Priorität, mit unserem Top-Ergebnis das wir erreichen wollen um wenn drei Sachen dazwischen kommen.

00:16:48: Das klingt jetzt sehr abstrakt, ist es aber gar nicht.

00:16:51: Das klingt ja so als müssten wir für alle Eventualitäten planen – das ist nicht wahr!

00:16:54: Wir müssen uns nur mal überlegen... Wir haben eben schon gesagt, wir legen immer fest was unsere ein zwei maximal drei wichtigsten Ergebnisse der Woche sind die wir wirklich diese Woche erreichen wollen und das wäre dann gutes Gefühl und eine erfolgreiche Woche.

00:17:06: wenn wir uns die anschauen und wir überlegen uns okay Ich müsste für Aufgabe, also für mein Ergebnis eins muss ich auf jeden Fall die Präsentation und das Angebot fertig machen.

00:17:14: Alles klar!

00:17:15: Wann kann ich das denn machen?

00:17:16: Habe ich da idealerweise Zeit für?

00:17:18: Und dann würde ich immer empfehlen um Dinge vorwegzunehmen.

00:17:21: Möglichst früh in der Woche Zeitfenster dafür zu finden Denn wenn das dann nicht klappt, dann müssen wir wieder die Entscheidung treffen.

00:17:28: Und wir könnten dann vorab schon sagen okay, wenn's Montag nicht klappt habe ich aber hinten raus noch genug Zeit und ich planen mir jetzt auf jeden Fall schon mal für den Donnerstagnachmittag beispielsweise oder was auch immer Zeitfenster ein damit ich das im Zweifel dort nacharbeiten kann oder wenn was dazwischen kommt, dass wir sagen okay das sind meine top drei Ergebnisse.

00:17:47: Wenn ich krank werden sollte oder wenn irgendwas massives dazWischenkommt dann verfolge ich nur ein Ergebnis und das ist Ergebnis X Und die anderen beiden schaue ich mir dann im Rahmen der nächsten Wochenplanung an, weil ich mich darum kümmern kann.

00:18:02: Okay, wir müssen im Vorfeld definieren welche Termine und Aufgaben wir also wirklich so richtig schützen.

00:18:09: Welche Top-Aufgabe auf jeden Fall stattfinden muss und welche anderen Sachen eventuell auch einen neuen Platz finden dürften was gegebenenfalls dann entfallen kann.

00:18:19: Das ist wichtig sich das vorher schon zu überlegen.

00:18:23: Wenn wir eine chaotische Woche vor uns haben, manchmal an, wenn sowas ja auch schon.

00:18:27: Dann müssen wir uns die Frage jeden Tag immer mal einmal stellen, bin ich noch mit meinem einen Ergebnis auf dem Weg da wo ich hin möchte?

00:18:33: Du kannst beispielsweise so was wie drei Planungsstufen oder sowas festlegen.

00:18:37: Erstmal so eine optimalartige sozusagen.

00:18:40: das möchte echt erreichen, wenn die Woche soweit es geht wie erwartet läuft.

00:18:45: Und dann kann sie nochmal eine realistische machen und sagen, also das sind so meine wichtigsten Ergebnisse unter normalen Bedingungen.

00:18:50: Ja normale Bedingung sind ja so da kommen immer was dazwischen.

00:18:54: ich habe vielleicht weniger Energie als gedacht weil fünf drei Grad draußen und so.

00:18:58: und dann machst du noch Eine dritte Planungsstufe, nämlich so eine Minimumplanung.

00:19:03: Das finde ich so wichtig!

00:19:05: Denn die Minimumplanung sagt sowas wie okay der Dachstuhl brennt und der Hund hat Durchfall Ich habe Migräne es sind zweiundvierzig Grad Und trotzdem muss ich das erledigt werden selbst wenn mehrere ungeplante Themen auftauchen muss dass gemacht werden.

00:19:20: diese Abstufung verhindert auch so ein bisschen dieses typische alles oder nichts denken.

00:19:27: So eine Planänderung bedeutet dann ja nicht mehr, dass die ganze Woche gescheitert ist.

00:19:31: Ich erlebe das so oft, dass Wochenplanungen spätestens am Mittwoch dann komplett aufgegeben werden mit dem kleinen Nebensatz – naja hat ja wieder nicht funktioniert ich versuche es nächste Woche nochmal!

00:19:40: Das stimmt nicht.

00:19:41: Es ist einfach wichtig, dass wir uns immer wieder festlegen okay mindestens das toll wäre das.

00:19:47: Aber es wäre auch okay, wenn alles unter normalen Bedingungen so und so laufen würde.

00:19:52: Super hilfreich für dein gesamtes System!

00:19:54: Übrigens auch der Nervensystem.

00:19:56: Gar keine Fragen... Vielleicht kennst du auch ein Großteil dieser Methoden.

00:20:01: Vielleicht gehe ich mal davon aus, wir haben viele über Zeitblöcke schon gesprochen, über Puffer haben wir immer gesprochen.

00:20:07: Ich sage ja immer wenn nicht nur eine Empfehlung weitergehen könnte und er ist immer pufferplanen, puffer planen, pufferplan Und du setzt vielleicht auch schon Prioritäten und trotzdem fühlt sich dann Alltag ja immer wieder auch so ein bisschen fremdgesteuert an.

00:20:19: Dann schau bitte genau drauf Denn manchmal ist nicht die Planung das Problem.

00:20:26: Wir übernehmen Aber manchmal zu viele Aufgaben, weil wir so schlecht Nein sagen können.

00:20:32: Oder weil überhaupt nicht klar ist wer es macht.

00:20:35: und wenn nicht klar is wer's macht?

00:20:36: Wer machts denn dann immer wir selber?

00:20:40: Und ganz oft entscheiden wir auch einfach überhaupt nicht Klar was wir nicht mehr machen möchten sondern das ist ein bisschen Rumge-eier, ja eigentlich.

00:20:49: Aber wenn du es klar entscheidest und sagst, nein das ist nicht dran diese Woche und legst es weg und dann schließt du's im Kopf auch ab?

00:20:55: Da musst du es nicht immer in deinem Kopf sich wieder so drehen und da sein weißt du vielleicht besteht aber auch deinen Arbeitsalltag irgendwie aus so vielen Unterbrechungen dass selbst eine realistische Planung kaum Bestand haben kann.

00:21:05: Dann musst du dir das auch mal anschauen.

00:21:07: wie kannst du Ruhe in deinen Arbeits Alltag bringen?

00:21:10: ein bisschen mehr zumindest Okay.

00:21:13: Und du brauchst dann wirklich nicht noch eine schönere Vorlage, weil die gar nicht das Problem ist.

00:21:17: Du musst an Strukturen arbeiten, die deine Planung ja offensichtlich regelmäßig aushebeln.

00:21:22: Wenn hier alle fünf Minuten meine Tochter reinkommt und ich es jetzt auch nicht mehr klein, dann spätestens nach dem dritten Mal sage ich, sag mal realisierst du das nicht?

00:21:29: Ich arbeite!

00:21:30: Und dann ist auch meistens gut.

00:21:33: Wir fokussieren uns jetzt nochmal auf die Wochenplanung wie du sie in fünf Schritten so erstellen kannst dass sie nachhaltig für dich funktioniert.

00:21:41: Schritt eins, schau mal erst auf deine feststehenden Termine und Verpflichtungen.

00:21:46: Was ist da schon drin im Kalender?

00:21:47: Welche festen Termine sind da?

00:21:49: Schau mal drüber!

00:21:50: Zweitens, schätz mal ehrlich ein ehrlich und realistisch.

00:21:54: ja ich sage immer gerne es ist keine Strafe wenn weiße Stellen im kalender bleiben.

00:21:59: ja ganz im Gegenteil gibt's für mir ein großes Lob.

00:22:01: also zweitens schätze mal realistische und ehrlich ein wie viel konzentrierte Arbeitszeit tatsächlich übrig ist wenn du eben berücksichtigt dass du Wegezeiten hast, dass du dich einarbeiten musst etc.

00:22:13: pp.

00:22:15: drittens entschalte dich für maximal drei zentrale Ergebnisse der Woche die du gerne hättest.

00:22:22: das du am Ende der Woche sagst jo das ist super da sich das geschafft habe nicht aufgaben ergebnisse ok.

00:22:30: der dritte punkt vierten Reservier dafür Zeitblocke, konkret.

00:22:35: Möglichst passend zum Energielevel haben wir gesagt und mach wirklich klar was soll in diesem Zeitblock konkret passieren?

00:22:44: Und fünftens Pufferpufferplanen.

00:22:48: immer wieder puffer planen Und das ist keine Zeitverschwendung.

00:22:51: Das Argument höre ich ja tatsächlich relativ häufig, dass die Leute sagen, wenn ich so viel Puffer plane, es wird schon eine Zeitverschwendung.

00:22:56: Was mache ich denn?

00:22:57: Wenn ich den nicht brauche... Ja da machst du eben ein paar anderen Sachen!

00:23:00: Dann kannst du mir aus E-Mails schreiben und dann kannst du die Besachen machen, die ansonsten so liegen geblieben sind.

00:23:04: Du hast doch immer was zu tun, da musst du mir doch nicht erzählen.

00:23:08: Aber die Puffers sind super wichtig weil du wirst sie mindestens die Hälfte der Zeit auch brauchen.

00:23:12: Wann du sie aber brauchst, das ist vorher nicht absehbar.

00:23:14: Deshalb planen Sie überall ein.

00:23:16: Wenn du sie dann nicht brauchst Super, dann machst du in der Zeit eben was anderes.

00:23:20: Oder du legst mal die Füsse hoch und machst mal ein Päuschen, das wäre ja auch immer nicht so schlecht.

00:23:24: Deine Planung ist dann fertig!

00:23:27: Wenn du nicht nur weißt, was du tun willst sondern die ist auch fertig.

00:23:32: Die ist dann fertig wenn du bewusst entscheidest, was nicht rein ist.

00:23:36: Ich kann das gar nicht häufig genug sagen weil es klingt eigentlich so banal aber dass tun wir nicht.

00:23:41: Wir entscheiden manchmal zehn Dinge, die unbedingt gemacht werden müssen.

00:23:44: Und dann haben wir noch zehn Dinge auf der Liste, die ständig so auf der Schulter sitzen und sagen, du musst ja auch noch gemacht werden.

00:23:49: Ja ist aber jetzt nicht dran!

00:23:51: Nicht in dieser Woche!

00:23:52: Haben wir nicht eingeplant?

00:23:53: Machen wir nicht

00:23:54: okay?!

00:23:56: Wenn Du jetzt gerade denkst, das ist alles ganz schön viel und ich weiß... im Grunde, wie Planung funktioniert.

00:24:02: Aber ich hänge genau immer wieder an diesen Stellen.

00:24:05: Immer wieder hänge ich da, dass irgendwie doch alles anders läuft und mein Alltag so dynamisch ist, das alles anders ist als ich das geplant habe.

00:24:12: Dann ist das genau ein Thema, das wir uns gemeinsam anschauen können.

00:24:16: Meistens fehlt nämlich nicht die Methode.

00:24:19: Entscheidend es rauszufinden warum die Methose, die du nutzt gerade oder die Vorgehensweise, die Du nutzt, nicht funktioniert.

00:24:25: Denn dafür gibt's Gründe Und die sieht man manchmal in seiner eigenen Betriebsblindheit.

00:24:30: Man guckt ja, in sein eigenes Leben ist ja manchmal schwierig.

00:24:33: Das sieht man das nicht!

00:24:34: Also super hilfreich wenn von außen mal jemand mit drauf guckt wo verlierst du Zeit?

00:24:38: Welche Aufgaben gehören vielleicht gar nicht auf deinen Tisch und schon gar nicht jetzt?

00:24:42: Und warum werden deine eigenen Prioritäten auch immer wieder verdrängt?

00:24:45: Ist auch eine wichtige Frage.

00:24:46: Welche Struktur würde tatsächlich passen in deiner aktuellen Situation.

00:24:51: Das würden wir uns, schauen wir uns alles gemeinsam an und es ist einfach so hilfreich wenn man das nicht alleine machen muss weil man kann es allein nicht sehen wenn man schon sehr sehr lange in der gleichen Struktur arbeitet nur unterwegs ist in der Beratung, eine Zeitmanagement Mentoring-Beratung.

00:25:09: Da ist es eben so dass wir uns keine theoretisch perfekten Wochen angucken.

00:25:12: Wir machen keine theoretischen Sachen weil das ja nichts nützt sondern wir arbeiten in deinem konkreten Leben und gucken dass wir dort mal schauen wie sieht die denn aus?

00:25:21: Was machst du aktuell was klappt was klapp nicht und wie können wir so ändern dass es für dich in dein einem Alltag funktioniert?

00:25:27: und deshalb ist es auch so dass das was ich mit der Liese er arbeite nicht das gleiche isst wie das was sich mit der Laura erarbeitet weil jeder ein anderes Leben hat, ist doch klar.

00:25:37: Wenn du rausfinden möchtest ob das für dich überhaupt was ist, ob ich dich dabei unterstützen kann dann melde dich einfach auf einen Erstgespräch pack den Link hier in die Show Notes und dann quatschen wir erstmal!

00:25:47: Das ist kostenfrei und wir schauen erst mal so in zwanzig Minuten was eigentlich dein Thema ist und ob ich und wie ich dich da bei unterstützen kann.

00:25:55: okay?

00:25:56: Den link wie gesagt findest du in den Show Notes.

00:25:59: Wichtig ist, du musst auch keine perfekte Lösung haben kein perfekt vorformuliertes Problem.

00:26:05: Wir gehen da gemeinsam durch.

00:26:06: ich habe dann ein bisschen Erfahrung und ein paar Fragen so dass sich das durchaus ganz gut relativ schnell abschätzen kann.

00:26:12: Nimm aus dieser Folge bitte einen Gedanken mit!

00:26:16: Deine Wochenplanung scheitert nicht weil dir die Disziplin fehlt.

00:26:20: Die scheiterte nicht weil du dich einfach mal ein bisschen zusammenreißen müsstest.

00:26:26: eine Planung machst, die nur in einer absolut idealen, sagen wir mal fast synthetischen Lebenswelt, Realität funktionieren kann.

00:26:38: Da sind wir wieder beim Wunschzentel denken.

00:26:41: Dein Leben ist aber ein reales... Das ist einfach so und das ist ja eigentlich auch schön!

00:26:45: Planen deshalb nicht jede Minute und plane Entscheidungen und Nicht-Aufgaben.

00:26:51: Entscheide dich immer wieder dafür was wirklich dran ist, was wirklich zählt und dann sicher die Zeit dafür.

00:26:57: Ja?

00:26:57: Das heißt auch dass du regelmäßig mal zu anderen Leuten Nein sagen musst Und nein heißt nicht, nein für immer.

00:27:03: Heißt nur im Moment ist es gerade ungünstig aber wir können uns gerne nächste Woche darüber unterhalten.

00:27:07: Lass uns den Termin machen am Dienstag um neun so was.

00:27:10: Ist auch Nein klingt aber ganz anders!

00:27:12: Wenn dir diese Folge jetzt schon ein bisschen geholfen hat dann teils gerne mit jemandem und ich freue mich wie immer über eine Bewertung.

00:27:20: und ja wir hören uns in der nächsten Folge.

00:27:22: bis dahin sag' ich einfach mal tschüss tschüs und eine gute Woche tschüß.