#185 - Warum Deine Wochenplanung nicht funktioniert

00:00:02: Herzlich willkommen zu Mitstruktur zum Erfolg, deinem Zeitmanagement-Podcast.

00:00:08: Schön, dass du heute wieder eingeschaltet hast!

00:00:11: Hallihallo, herzlich Willkommen zurück zu einer neuen Folge und zu einem Thema was wir nicht zum ersten Mal besprechen und ich wiederhole es gerne auch ganz bestimmt nicht zum letzten mal denn das ist ein Thema wo ich mir ziemlich sicher bin, dass es da unterschiedliche Sichtweisen zu gibt, wo ich aber auch glaube ich relativ rigoros finde, was richtig und was wichtig.

00:00:36: Und was ja irgendwie auch der Weg ist, der für die Allermeisterung deiner Form gangbar ist und deshalb auch der ist den man vielleicht zunächst mal verfolgen sollte bevor man sich dann vielleicht in etwas detaillierteren Abzweigungen dieses Wieges wiederfindet.

00:00:52: So das war jetzt aber eine lange Vorrede und wir sprechen über Wochenplanung.

00:00:56: Wir sprechen über das Thema Wochenplanung superwichtiges Thema Thema, das meines Erachtens vielfall... also wirklich vielfach unterschätzt wird.

00:01:08: Aber auch vielfach wenn es denn gemacht wird oft so ein bisschen zu wissenschaftlich wird und ich bin der Meinung, wenn man das so macht wie Ichwochenplanung verstehe dann ist das keine Raketenforschung, ne?

00:01:21: Dann ist das tatsächlich was wo man relativ schnell sagt ja ich denke das macht Sinn.

00:01:26: Also in dieser Folge möchte ich ein bisschen darüber sprechen Was ich häufig sehe bei Wochenplanungen und vielleicht kettest du das auch, ob von dir oder von woanders.

00:01:36: Da möchte ich gerne ein bisschen mit dir darüber sprechen und natürlich auch darüber was so ein bisschen meiner Herangehensweise ist wie man sich das Leben wirklich ein bisschen leichter machen kann.

00:01:46: Also wir versetzen uns mal in die Situation, die mir so häufig begegnet.

00:01:50: Das sind diese Planungen, sagen wir mal am Montagmorgen Oder ich hatte das im WhatsApp-Kanal Link pack ich übrigens mal unten rein, ne?

00:01:59: Ich weiß das ihr nicht alle im WhatsApp-Kanal seid.

00:02:01: Was denkt ihr euch denn dabei?

00:02:03: ganz ehrlich der WhatsApp Kanal ist ja so was wie ein Mini Podcast also rein in den kostenfreien WhatsApp Kanal.

00:02:09: da hatte ich zuletzt meine Umfrage gemacht wann ihr alle so die Wochenplanung macht und die meisten machen es halt am Wochenende manche waren es Montagmorgen manche Freitag schon und manche einfach Am Wochenende.

00:02:18: dann schauen wir so auf unsere Aufgaben auf unsere Termine auch Und schauen sie ein bisschen was steht denn an und was müssten wir eigentlich machen Und dann stellen wir so fest auf der To-do Liste.

00:02:30: Das steht aber ganz schön was drauf und dann gucken wir, was wir davon machen müssten.

00:02:35: Dann sehen wir auch das müssten wir eigentlich machen und ja das eigentlich auch und dass wäre eigentlich auch noch wichtig!

00:02:42: Und das wollte ich auch letzte Woche schon erledigen und das wäre schon gut auch wenn ich das auch machen würde.

00:02:49: Und, ach stimmt.

00:02:51: Das hier müsst ihr jetzt eigentlich auch endlich mal weg.

00:02:54: und am Ende haben wir eine ziemlich beeindruckende Wochenplanliste mit so siebzehn, dreinzwanzig bis fünfundvierzig Aufgaben.

00:03:02: das Problem ist aber dass es ja keine Wochenplanung.

00:03:06: da ist ja wiederum ne Form von Sammlungen.

00:03:09: Das is ja aus der Sammlung aller Aufgaben haben wir dann so Wunschplanungswochensammlung gemacht.

00:03:18: Also einen Ausschnitt aus der Gesamtsammlung und darüber möchte ich heute mal sprechen.

00:03:22: Planen bedeutet für mich vor allem eins, Entscheidungen treffen und die Entscheidung darüber was zum Teil auch sehr grob Raum bekommen soll.

00:03:33: Aber eben auch entscheiden, was keinen Raum bekommt.

00:03:35: und da geht es nicht um die kleinen Aufgaben, die irgendwo in der Tudulisse stehen.

00:03:40: Sondern das geht in erster Linie wirklich mal darum zu sagen okay, was ist denn dran?

00:03:44: Was ist denn das Thema so auch?

00:03:46: Wäre ja auch immer wichtig!

00:03:48: Und wenn wir das einmal verstanden haben wie das Läufern verändert sich die Wochenplanung grundlegend.

00:03:54: dann kommen wir so weg aus dem kleinteiligen Listen manövrieren, hin zu einem zielartigen Arbeiten.

00:04:02: Und darüber möchte ich heute mal mit dir sprechen.

00:04:05: aber fragen uns doch zum nächsten Mal und da finde ich ist ja die Kernfrage Warum schreiben wir denn so gerne alles auf diese Wochenliste?

00:04:12: Ich glaube der Gedanke... ich habe das oft für mich mal so reflektiert warum ich das immer gemacht habe.

00:04:17: Der Gedankel dahinter ist ja relativ nachvollziehbar.

00:04:20: Da ist noch eine Aufgabe und die ist wichtig.

00:04:23: in irgendeiner Form Ist die wichtig.

00:04:26: Und dann kommt sie auf die Wochenliste und da ist auch noch eine Aufgabe, und die müssen jetzt einmal gemacht werden.

00:04:30: und noch eine und dann kommen die alle auf die Liste und so geht das dann weiter.

00:04:34: Das fühlt sich zunächst mal gut an.

00:04:37: Warum ist es so?

00:04:38: Wir haben das Gefühl... Jetzt haben wir den Griff!

00:04:41: Wir haben es im Blick, wir haben es in dem Griff.

00:04:43: Wir werden das machen, das ist geplant.

00:04:46: Also gutes Gefühl, wir sind da dran.

00:04:49: Aber nur weil das ja auf der Liste steht bedeutet es nicht dass das geplant ist und bedeutet das auch nicht, dass das Raum findet!

00:04:56: Wenn wir fünfzwanzig Stunden für Aufgaben brauchen aber neben unserem gesamten normalen Alltag eben nur zehn Stunden zur Verfügung haben dann wird das schon wieder ein bisschen problematisch mit dieser fünf zwanzig stunden Arbeitsaktivitätswochenleste, ne?

00:05:10: Denn da haben wir schon ein kleines Gap von minimalen fünfzehn Stunden.

00:05:15: Wir haben also auf diesen Wochenlisten, was wir da machen.

00:05:25: Wo ich mir sicher bin, dass ihr das kennt.

00:05:28: Montags läuft das noch einigermaßen, Dienstag kommt irgendwo was dazwischen und Mittwoch merken wir dann so langsam der magische Mittwoche über den ich schon so oft gesprochen habe Dass dahinten raus in der Woche nicht mehr so viel ist.

00:05:40: Montag und Dienstag wissen wir ja auch da kommen mittwochs Donnerstag Freutag Da kommt alles noch.

00:05:45: Aber mittwochmerken wir so langsam dass es... Das wird zum einen hinterher hängen Und zum anderen hinten raus wird er auch ein bisschen eng.

00:05:53: Und Donnerstag fangen wir dann auch noch schon an, wieder Sachen auf den Freitag zu verschieben.

00:05:57: Und freitag steht dann fast die ganze Wochenliste, die wir da so mutig Montags hingeschrieben hatten.

00:06:04: und wir denken Achtung!

00:06:05: Automatisch schon wieder Mist haben wir schon wieder nicht geschafft habe ich schon wieder nix hingekriegt.

00:06:11: und dabei ist das Problem Die sind nicht wir und das Problem ist in diesem Fall auch gar nicht unsere Umsetzungsstärke.

00:06:19: Denn das wisst ihr, dass was wir uns ganz schnell sagen.

00:06:21: Wir sagen ich kriege da einfach nicht umgesetzt.

00:06:23: Das Problem ist nicht die Umsetzung-Probleme der Planen.

00:06:26: Der war von Anfang an nicht umsetzbar.

00:06:29: Um etwas umsetzen können muss es umsetzt bar sein.

00:06:31: War's in diesem fall dann nicht?

00:06:34: Ich sage es immer wieder und ich werde es auch nicht müde und auch heute nicht müder ist zu sagen, Planung isst kein Wunschzettel!

00:06:42: Einer der Sätze, die ich dir wahrscheinlich noch sehr häufig sagen würde.

00:06:45: So einer der Sätzen der anderen Satz den ich häufig sage ist auf Motivation kannst du dich nicht verlassen, denn Motivations ist ein richtig dreckiger kleiner Gauna.

00:06:55: Aber hier geht es jetzt um die Planung und deine Planung ist eben kein Wunschzettel.

00:07:00: Das gilt für deine Tagesplanungen natürlich genauso wie aber auch für deine Wochenplanung.

00:07:05: Natürlich darf darauf alles stehen.

00:07:07: Auf deiner Aufgabenliste!

00:07:08: Darf alles stehen Darauf darf alles stehen.

00:07:11: Darf alles stehen, was irgendwann mal erledigt werden muss.

00:07:14: Auf deiner Wochenliste ist das aber etwas ganz anderes!

00:07:18: Auf deine Wochenliste gehört das.

00:07:20: und jetzt Achtung mitschreiben wenn du dich gerade im Auto sitzt.

00:07:23: Wofür du dich für diese Woche entschieden hast?

00:07:28: Und wenn wir uns für etwas entscheiden dann passiert Eine Sache ganz zwangsläufig, Achtung wieder mitschreiben.

00:07:35: Wenn wir uns für eine Sache entscheiden, dann entscheiden wir uns automatisch gegen eine andere.

00:07:41: Wenn du im Restaurant bist und in einer Speisekarte blätterst und dich dann für das Wiener Schnitzel entscheidest, dann kommt automatisch nicht der Chashlik.

00:07:51: Ja gut, die kannst beide bestellen.

00:07:52: aber sagen wir mal ehrlich wie realistisch ist es!

00:07:54: Heißt also?

00:07:55: Du entscheidst dich in dem Moment wo du dich für das wiener schnitzel entscheidest gegen das Chashlik.

00:08:01: Und jetzt mögen wir, dass bitte alle Vegetarier verzeihen!

00:08:04: Es ist ja nur ein Beispiel, ne?

00:08:05: Also... Das wofür du dich entschieden hast und das wofü du dich nicht entschieden hast.

00:08:11: Und ich glaube, dass diese Seite der Medaille die es dir uns schwerer fällt.

00:08:17: Da ist gar nicht so schwer zu sagen da so und das und das will ich diese Woche machen.

00:08:22: Aber wesentlich schwerer zu sagen was du ganz bewusst diese Woche Nicht mach's!

00:08:26: Denn wenn ich eine Aufgabe nicht in diese Woche plane, muss ich akzeptieren dass sie möglicherweise auch erst nächste Woche fertig wird.

00:08:34: Oh oder auch noch später?

00:08:36: Vielleicht muss sich dann auch jemandem sagen das wird nix dieser Woche.

00:08:40: vielleicht muss ich auch ne Deadline verschieben.

00:08:43: Vielleicht muss ich ja auch entscheiden dass etwas gerade nicht so wichtig ist wie ich ursprünglich mal gedacht habe und deshalb es gute Planung eben ein bisschen mehr als nur Organisation.

00:08:55: Gute Planung ist das Ausführen und wirklich klare Ausführen, uns Zwingen dazu Entscheidungen zu treffen.

00:09:05: Super wichtig!

00:09:06: Ich finde dass wir immer mehr dahin kommen dürfen auch hier im Podcast darüber zu reden, dass Planung mehr ist als Dinge irgendwo aufzuschreiben und in einen Kalender zu schreiben sondern Es hat was mit Entscheidungen zu tun.

00:09:18: Wenn es diese Woche Mittwoch abends Lasagne gibt, dann gibt es diese woche Mittwoche abends nicht Nudelauflauf.

00:09:27: Okay?

00:09:28: Herr Guverbeig hat jetzt ein Bescheid.

00:09:29: das Beispiel ist weil lasagne im Grunde auch einen Nudeln auflaufen.

00:09:33: Aber du weißt ja was ich sagen will.

00:09:35: Wichtig!

00:09:36: Wie machen wir das jetzt?

00:09:38: Wichtig ist dass wir das nicht tun, was ganz viele... erklären, wenn sie von Wochenplanung sprechen.

00:09:43: Was die meisten nämlich sagen ist, du nimmst dir die Aufgaben, die du machen willst und dann planst du die ein in deinen Kalender.

00:09:49: Dann steht da drinnen so was wie Montag um zehn Uhr mache ich Angebotskonzeption XY, Mittwochsohn so mache ich das, Donnerstag dann und dann mache ich dass.

00:10:00: Das ist nicht falsch aber Achtung davor gehört etwas ganz Entscheidendes!

00:10:05: Unsere Aufgabe bei der jeden einzelnen Tag komplett durchzutakten.

00:10:10: Es geht nicht darum, zu sagen, Montag um neun Uhr das, Montags um zehn Uhr dreißig dann das, um elf Uhr fünfzehnt das, Dienstag um vierzehn Uhr daß, Mittwoch dann und und und... Das kann man machen!

00:10:23: Ja?

00:10:23: Aber wir müssen einen Schritt vorher anfangen.

00:10:25: Bevor ich darüber nachdenke möchte ich ja was ganz anderes wissen wohin soll denn die Woche eigentlich gehen?

00:10:32: wo möchte ich denn am Freitag ankommen?

00:10:34: Wo möchte ich den am Freitas sagen oder wer?

00:10:36: Da ist aber jetzt gut.

00:10:37: echt erledigt habe Und da bin ich ganz ehrlich, die drei Seitenpräsentationen, die du da jetzt am Sonntag beim Kaffee für Dienste um vierzehn Uhr zwanzig eingeplant hast.

00:10:47: Die werden sehr wahrscheinlich damit nur bedingt was zu tun haben.

00:10:51: Frag dich doch erst mal, was sind denn die Themen nächste Woche?

00:10:54: Ich gebe dir ein Beispiel aus dem Haushalt!

00:10:57: Frühjahrsputz – ich weiß wir haben Herbst aber der eine oder andere macht das ja vielleicht auch nochmal im Frühjahren hören.

00:11:03: Beispielsweise Frühjahsputzen, kannst du auch Herbsputzen machen ne Weihnachtsputzen weiter rüber.

00:11:08: Wenn du an einer Woche, wo du genug zu tun hast, sagst ich fange die Woche mal mit dem Frühjahrsputz an.

00:11:13: Dann nimmst du dir nicht vor Montag mache ich die gesamte Küche Dienstag mache ich das gesamte So und so usw.

00:11:20: Sondern überleg's mal okay nächste Woche sollte ich mal so langsam damit bis Weihnachten fertig bin Mit meinem Weihnachts-Putz Herbst Putz oder was anfangen.

00:11:29: Und dann überlegst du nächste Woche werde ich gucken dass sich mal so langsam damit starte die Küche durchzusortieren und zu reinigen.

00:11:39: Ja, das heißt also dann machst du dir wieder einen Plan.

00:11:42: aber du hast schon mal auf dem Schirm okay ein Teil meiner nächste Woche ist der Start meines Herbst Putzes und den starte ich in der Küche indem ich da schon mal anfange in den ersten Schränken.

00:11:54: oder war doch immer du da machst klar Schiff zu machen.

00:11:56: ja Zweite Thema.

00:11:58: Ich möchte ein neues Angebot erarbeiten, meine Kunden sind zu mir gekommen und haben gesagt, Hammer ich brauche unbedingt einen Angebot für XY Problem.

00:12:06: Und hast du gesagt, als klar ich mache für meine Kunden ein Angebot und nächste Woche möchtest Du Dich mal damit befassen wie ein Konzept für dieses Angebot aussehen könnte.

00:12:15: Da ist es jetzt nicht entscheidend dass Du Montag um neunundzeinundzweiunddreißig anfängst die erste Seite der Präsentation für irgendeinen Workshop auszuarbeiten sondern das Du sagst alles klar!

00:12:25: Nächste Woche.

00:12:27: erstens Ich starte in der Küche ganz entspannt mit dem Frühjahrsputz und schaff mir Schaffen im Überblick und fang ma mit den ersten Schränken an.

00:12:35: Ist wäre schon gut, wenn am Ende der Woche ein Konzept für das neue Angebot steht.

00:12:40: Und vielleicht noch als drittes?

00:12:42: Nächste Woche möchte ich mir mal Gedanken machen... Wie eigentlich das mit den Weihnachtsgeschenken aus.

00:12:48: Jetzt sind jetzt völlig bescheuerte Themen, aber ist egal!

00:12:51: Weihnachts-Geschenke Ich mache mir mal ein Weihnachts Geschenk über Sicht.

00:12:54: ich habe ja vielleicht ein bisschen notiert im Laufe des Jahres und guck mal wie ich was wann besorgen muss.

00:12:59: Dann hast du drei Themen für die große Woche.

00:13:02: Und kann es vielleicht für dich sagen Ja, ich glaube wenn nicht am Freitag hier auf diese Liste gucken und ich hab diese Sachen erledigt dann würde ich schon sagen wäre's cool Wenn ich da vorangekommen bin und dann würde sich schon sagen waren erfolgreich kreiche Woche.

00:13:16: Das sind meine Top drei der Woche und da geht es nicht darum, wann ich den Schrank mit den Gewürzen ausgeputzt habe und dann hat am Dienstag um siebzehn Uhr dreinvierzig mal passieren muss sondern es geht erst einmal um eine grobe Übersicht.

00:13:31: was ist denn jetzt dran?

00:13:33: Diese Ziele kommen übrigens im Idealfall.

00:13:36: anderes Thema haben wir heute aus deinen Zielen.

00:13:40: Das wäre ja mal ganz gut, einfach mal zu gucken was will ich denn eigentlich überhaupt so insgesamt machen?

00:13:45: Und es gilt übrigens auch wenn du angestellt bist genauso hast ja auch Ziele.

00:13:49: Auch Ziele die vielleicht gemeinsam mit der Abteilung mit dem Vorgesetzten was auch immer vereinbart wurden.

00:13:54: Du hast Ziel und an diesen Zielen arbeitest du.

00:13:56: und diese Ziele sind auch, wenn du sagst okay.

00:13:58: also wir haben gesagt wir arbeiten an Projekt XY und nächste Woche möchte ich das wir uns endlich mal zusammengesetzt haben und man definiert haben wer macht was.

00:14:06: Auch ein Ziel gehört auch in die Top drei.

00:14:11: Das müssen aber auch nicht immer zwingend drei einzelne Aufgaben sein, das ist ganz wichtig!

00:14:16: Das können größere Themen sein, Präsentationen sein und Kundenthema sein.

00:14:21: eine Planung für ein Projekt, ne Urlaubsplanung weiß der Geier ja?

00:14:26: Wichtig ist, nicht dieses kleinteilige Plan.

00:14:29: Wenn du am Sonntag anfängst deine siebenunddreißig Aufgaben in den Kalender zehn uhrfünfundvierzig, Mittwoch elvo dreißig, Donnerstag sechs zum fünfvierzig dann kommt Montag eine Sache dazwischen.

00:14:41: ja da dauert irgendwas länger und dann stehst du da dann kannst du das alles wieder umplanen wenn du dir Zeit im kalender reservieren möchtest und dass es durchaus sinnvoll Kann ich immer nur sagen, musst du das nicht machen?

00:14:53: Wenn du das Miniatur klein machst, das machst du dann in der Tagesplanung.

00:14:57: In der Wochenplanung könntest du aber mal überlegen ob du dir nicht eventuell für Küche Herbstpulz, für Angebot Kunden und Pipapo einfach mal ein Time-Blog reservierst.

00:15:10: Da baust du einfach mal einen Blog ein, kannst den einen vielleicht Herbst nennen, nennst den nächsten vielleicht Konzept und nenns den dritten vielleicht Geschenke oder so.

00:15:18: ja Das heißt dann noch nicht, dass du Sonntags schon weißt was du mit Woche um elf Uhr dreißig machst.

00:15:23: Könnte jetzt ja ein oder andere sagen, das hat ja mit Planungen nichts zu tun!

00:15:27: Diese kleinteilige detaillierte Planung eines Tages machen wir in der Tagesplanung weil ansonsten fangen wir nämlich Montag nach Mittag schon an die ganze Woche wieder weiter zu planen, da ist ja Quark.

00:15:38: Es geht darum in der Wochenplanung eine Richtung für die Woche festzulegen und das ist es was super hilfreiches.

00:15:44: ich muss mal kurz etwas trinken Ich habe mich schon fast wieder verschluckt.

00:15:50: Also wir wollen nicht kleinteilig planen, welche Aufgaben wir aber arbeiten.

00:15:55: Wir wollen eine Richtung für die Woche etablieren.

00:15:57: Da ein Laptop-Dienst am Morgen kommt es ins Büro und da sind jetzt neue E-Mails und irgendjemand möchte was von dir, dir fällt noch etwas ein Und plötzlich hast du wieder zehn Möglichkeiten, womit du dich beschäftigen könntest.

00:16:09: E-mails ja immer sehr gerne Termine auch immer sehr gern!

00:16:12: Wir haben wieder jede Menge Alternativen ohne eine Wochenplanung.

00:16:18: Musst du jetzt immer wieder neu entscheiden, ja was mache ich denn jetzt?

00:16:21: Mache ich jetzt E-Mails oder mache ich irgendetwas anders?

00:16:24: Was ist denn jetzt noch mal wichtig?

00:16:26: Sollte ich jetzt vielleicht erst doch die Mails machen Vielleicht doch mal irgendein Projekt anfangen, ich habe doch so viele Projekte.

00:16:32: Vielleicht Projekt A oder vielleicht heute mal Projekt B?

00:16:37: Oder was ist denn jetzt dran?

00:16:38: und diese Entscheidungen die triffst du ja dann nicht einmal sondern wenn Du das so machst wie ich das Dienstag Vormittag gerade gesagt habe Dann driffst Du die ständig!

00:16:47: Die triffest du Montagmorgen, die trifst du Montagnamita, die triffst du Dienstagmittag nach Meeting, die treffst Du nach der Mittagspause, nach jedem Meeting, nach jeder Unterbrechung.

00:16:58: Das ist es, was Energie kostet.

00:17:01: Und wenn du jetzt eine Wochenplanung hast und du hast einen Überblick dann kannst du auch in deinem Tagesplan immer wieder überlegen alles klar ich mache dann die Mails Ich mach dann die Meetings und da habe ich meine Blöcke drin.

00:17:14: Da entscheidest du jetzt genau.

00:17:17: Womit fängst Du denn an, wenn Du Deine Küchenherbstprojekt machst?

00:17:20: Küchen-Herbstputzmachs.

00:17:23: Dann sagste Nöchfang heute mit Gewürzschublade an.

00:17:26: Du machst die Räumse aus, machst die Sauberräumselgewürze wieder ein als schön ordentlich alles fein.

00:17:30: ja.

00:17:31: dann entscheiddest du das und so planst du das ein Und nach den Gewürzen machst du dass und das So wie man Konzepte plant Wie man überhaupt Pläne macht aber nicht so aus dem Luftleeren Raum sondern Zeit ein bisschen dran ist.

00:17:45: Das ist super, super hilfreich!

00:17:48: Die Entscheidungen sind aber getroffen.

00:17:50: Welche Dinge Raum bekommen und hier hast du ja im Idealfall auch blockiert die Zeit, das heißt auch nicht dass überhaupt nichts anderes mehr passieren darf.

00:17:59: Stell dir vor, du sagst jetzt also Dienstag ist bei mir Küche dran?

00:18:02: Da mache ich Herbstprojekt!

00:18:04: Da kann ja nicht sein, dass du deinen ganzen Dienstag keine E-Mails mehr beantwortest weil kannst dann nicht sagen, ich mach Herbstputz, kannst du

00:18:10: machen?!

00:18:11: Aber wer macht da schon?

00:18:13: Natürlich kümmerst du dich auch um die Dinge, die täglich anfallen dringend sind.

00:18:18: Natürlich kann auch was passieren, was deinen Plan verändert das ist doch gar keine Frage.

00:18:23: es kann noch etwas passieren.

00:18:24: du kannst ja krank werden.

00:18:25: jemand in deiner Familie kann irgendwie das Bedürfnis haben dass du dich attestierende Assistent zur Seite stehst oder es ist wirklich irgendwo was was dringender deine Aufmerksamkeit benötigt.

00:18:37: aber auch das ist dann wieder eine Entscheidung.

00:18:39: Ja Du lässt sich nicht so treiben!

00:18:41: Du hast einen Bezugspunkt und kannst dann entscheiden bei der neuen Aufgabe was reinkommt, kannst du dich entscheiden.

00:18:49: Ist das jetzt gerade wichtiger als das, was ich eigentlich diese Woche vorgesehen hatte?

00:18:53: Wenn ja okay dann ist es so!

00:18:55: Dann veränderst du deinen Plan aber bewusst weil du das ja entschieden hast.

00:19:00: und wenn das nicht so ist...wenn du also sagst nur da ist nicht wichtiger..dann musst die Aufgabe nicht automatisch dann in deine Planung reingrätschen wo du eigentlich schon etwas anderes vorgesehene hast.

00:19:12: Jetzt haben wir noch einen Punkt, der passieren kann und der auch passiert.

00:19:15: Müssen wir uns nichts vormachen ist überhaupt finde ich ein sehr sehr wichtiger weil so alltäglich Die Wochenplanung funktioniert ja nicht nach dem Prinzip, ich hab am Montag einen Plan gemacht und jetzt darf bis Freitag nichts mehr passieren.

00:19:27: Obwohl das ja schön wäre, ne?

00:19:29: Ich wünsch mir das auch manchmal.

00:19:30: Machen wir den Montags einen Plan!

00:19:32: Und dann können wir ihn einfach so durchziehen.

00:19:34: Aber da sind wir schon wieder nah am Wunschzettel.

00:19:37: Das ist ja lebensfremd.

00:19:38: So läuft es ja nicht.

00:19:40: Es kommen ganz viele Leute bei mir ins Mentoringen oder auch ins Erstgespräch in die Analyse und sagen Ja, bei mir ist das Problem dass immer was dazwischen kommt Ja, liebe Leute.

00:19:51: Das ist bei jedem so!

00:19:52: Ich habe noch keinen kennengelernt, bei dem das nicht so ist.

00:19:54: Es kommt immer was dazwischen.

00:19:57: Natürlich kommt etwas dazwin.

00:19:59: Natürlich kommen auch neue Dinge dazu.

00:20:01: Die entscheidende Frage ist, was mache ich denn wenn jetzt was Neues kommt?

00:20:05: Nehmen wir mal an, deine Woche ist bereits ziemlich gut gefüllt.

00:20:08: Du hast Meetings, du hast Aufgaben und überhaupt... Hast auch Commitments abgegeben für irgendwas!

00:20:14: Und jetzt kommt am Dienstag eine Aufgabe dazu die wirklich dringend bis Donnerstag erledigt werden muss.

00:20:20: Kannst natürlich versuchen die irgendwo rein zu quetschen Alles eng machen, also ein bisschen weniger hier.

00:20:26: Ein bisschen früher Meeting raus, bisschen weniger Pause da.

00:20:29: Machen wir auch sehr gerne so.

00:20:31: Pausen fallen als allererstes weg.

00:20:33: soll das schon.

00:20:34: Schnickschnack machen wir erstmal eben unser Bütterkäsebrötchen.

00:20:38: Erst mal eben wenn wir gerade eine neue Tabellenkalkulation machen in der Art.

00:20:43: Damit hast du deine verfügbare Zeit insgesamt ja nicht verändert.

00:20:47: Deshalb lautet die viel sinnvollere Frage, die dahinter steht Wenn ich jetzt wirklich diese Aufgabe machen muss wenn kein Weg dran vorbeigeht wann das wichtiger ist und dringender ist Welche andere Aufgabe muss dann dafür gehen?

00:21:01: Joa das gefällt uns nicht.

00:21:03: ne Da sagen wir immer so Ja aber Sandra.

00:21:06: also da höre ich immer Aber Sandra das kann ich ja nicht.

00:21:08: Ich muss das ja machen.

00:21:10: Ja sagt wer.

00:21:12: Und wenn du jetzt irgendwo mit Gips rumlegst, wie soll das denn dann gehen?

00:21:15: Du kannst nur die Sachen machen, die wirklich in deine Zeit realistisch rein.

00:21:20: Ich sage Realistisch!

00:21:23: Du sollst weder mit heraushängender Zunge von A nach B laufen noch solltest du einen halben Tag umso verliegen und sagen aber Work-Balance ist ja auch wichtig.

00:21:33: Ist ja auch richtig.

00:21:35: Es geht ja nur darum dass wir halt gucken, dass wir realistische planen Wenn du eine Aufgabe hinzunehmen musst, weil das jetzt nun mal so ist.

00:21:42: Da muss ne andere gehen!

00:21:44: Es ist übrigens ein Grundprinzip bei so vielen Dingen im Leben ja?

00:21:48: Bevor man neue Sachen kauft müssen andere erst einmal gehen.

00:21:51: bevor man neue Sahne in den Kühlschrank packt, muss auch erstmal was aufgegessen werden.

00:21:55: Bevor du neue Klamotten kaufst überleg es mal welche gehen denn dafür?

00:21:59: Ja, dass is... Wichtig, so muss das sein.

00:22:02: Wenn du pflanzst im Garten musst du vorher gucken dass halt Unkraut daraus kommt.

00:22:06: und so ist es auch mit deinen Aufgaben.

00:22:08: wenn deine neue reinkommt dann muss eine andere raus.

00:22:12: vielleicht verschiebt sich also eine von deinen top drei die du geplant hast.

00:22:15: ja dann ist das so.

00:22:16: Vielleicht wird ein anderer Aufgabe auch kleiner wo du sagst okay der Herbstputz wird jetzt nicht Küche sondern ich mache nur die Gewürzschublade Kann doch sein!

00:22:24: Aber ist so wunderbar.

00:22:25: Vielleicht sagst du aber auch jemandem, dass irgendwas erst nächste Woche fertig wird?

00:22:29: Das sind die etwas unangenehmeren Sachen, aber sie sind genauso möglich und machbar zu kommunizieren.

00:22:34: Ich möchte das übrigens gerne noch mal sagen.

00:22:37: Das ist für uns ganz oft ein Thema wo wir sagen es kann ich nicht machen, ich kann nicht zum Chef gehen und sagen ich brauche einen Tag länger.

00:22:44: Dann denkt ihr ich bin sonst was Wesentlich wichtiger ist das dein Chef die Situation verstanden hat oder deine Chefin und wenn jemand zu mir kam, hat gesagt folgende Situation.

00:22:56: Und er hat dann gesagt ich kann jetzt A machen?

00:22:59: Dann kann ich aber B entweder nur zu einem Teil machen oder erst nächste Woche Montag.

00:23:05: oder aber ich mache b. da müssen wir aber jemanden finden der a macht und so haben wir gemeinsam dann entschieden.

00:23:10: denn eins ist klar beides geht nicht und wenn der oder die vorgesetzte das weiß dann kann derjenige auf der vernünftigen Basis dessen was Zeit ist nämlich begrenzt Auch gemeinsam mit dir eine gute Entscheidung treffen.

00:23:23: Kommunikation ist hier sehr entscheidend, nicht Kommunikations- so von wegen... Ja wenn ich A jetzt machen soll, mache ich B nicht mehr!

00:23:30: Dann soll das jemand anders, machst das selber?

00:23:32: Das meine ich nicht, sondern es geht darum dass man scheitredet.

00:23:36: Dass man miteinander darüber redet wie die Situation ist und dass wenn A sein muss, ist nun mal klar ist, dass b in der Form und aktuell und zu dem Zeitpunkt nicht gehen kann.

00:23:45: Ein Nein ist ja nicht ein Nein für immer aber ein Nein dann für diese Deadline vielleicht.

00:23:52: Es kann auch sein, dass du feststellst die neue Aufgabe muss vielleicht gar nicht sofort erledigt werden.

00:23:57: Aber du musst eine Entscheidung treffen!

00:24:00: Und das ist das Wichtige.

00:24:02: Genau das ist der Unterschied zwischen einem Plan, mit dem du arbeitest und einer Liste die immer von Tag zu Tag in der Woche länger wird.

00:24:11: Denn es haben ja die meisten.

00:24:12: Montags sind da fünf Aufgaben drauf, Dienstag sind fünf Aufgabendrauf bis plus sie vier von gestern, Mittwochs sind fünf aufgabe drauf, busse acht vorgestern und gestern... ...und so zieht sich das!

00:24:24: Am Ende der Woche wolltest Du eigentlich im Fünf-Tagen-Fünfzwanzig-Aufgaben erledigt haben de facto Haste von den fünfundzwanzig, aber immer noch dreinzwanziger auf der Liste so ungefähr.

00:24:34: Das hat nichts mit Planung zu tun!

00:24:37: Okay?

00:24:38: Jetzt komme ich aber zu einem Punkt, der bei der Wochenplanung ja immer gerne übersprungen wird.

00:24:42: die allermeisten fangen an zu planen.

00:24:45: das kann ich auch verstehen.

00:24:46: Ich plane auch sehr gerne und ich plane auch am liebsten.

00:24:49: Ich setze auch nur so bedingt gerne immer um.

00:24:53: Meistens plane ich sehr viel lieber als ich dann mache wenn man sich dann einmal angefangen hat dann geht es meistens.

00:24:58: Meistens ist Plan der schönste Teil.

00:25:00: Vor dem Plan ist aber auch was dran, was sehr wichtig ist und manchmal das gebe ich auch offen und ehrlich zu ein bisschen schmerzhaft.

00:25:08: Aber den Schmerz kann ich dir leider nicht ersparen!

00:25:11: Du kannst nur sinnvoll entscheiden, was überhaupt wichtig ist wenn du weißt was überhaupt alles da ist.

00:25:18: Wenn ein Teil deiner Aufgaben im Kopf ist, ein anderer Teil ist noch in der E-Mails.

00:25:22: Ein dritter Teil liegt irgendwo auf Zetteln und to do – wie heißen die hier diese Postits?

00:25:27: Kleben irgendwo auf deinem Schreibtisch rum?

00:25:29: oder hast du vielleicht noch irgendwo eine App oder hast noch Aufgaben am Kalender und das verteilt sich so relativ global in deinem Umfeld?

00:25:37: ja dann wird es mit dem Priorisieren und mit dem Festlegen dessen was wirklich wichtig ist wirklich schwer Denn die Frage ist ja, worüber willst du denn dann überhaupt Entscheidungen treffen?

00:25:46: Du hast ja keinen Überblick.

00:25:48: Du kennst ja möglicherweise gar nicht die vollständige Auswahl und wenn du dich nicht kennst, dann wird es schwer!

00:25:54: Denn die Logik beginnt deshalb nicht beim Planen und bei meinen Kursen beginnt die logik auch nicht beim Plänen.

00:26:01: Ja, sondern die beginnt bei SORT.

00:26:03: Und SORT nämlich sortieren, sichtbar machen, Klarheit schaffen!

00:26:08: Was ist da?

00:26:08: Was steht an?

00:26:09: Was läuft gerade?

00:26:10: Was wartet?

00:26:11: Das sind die Dinge, die erst mal da sein müssen und es danach können wir anfangen Entscheidungen zu treffen.

00:26:17: Was davon ist überhaupt wichtig diese Woche?

00:26:19: Was passt überhaupt realistisch rein?

00:26:21: Was kann aber auch warten?

00:26:22: Daraus entsteht dann ein Plan.

00:26:24: Aber bevor du nicht Klarheit oder einen Überblick hast, brauchst du dich mit dem Plan anzufangen.

00:26:30: Wenn du jetzt deine nächste Woche plans, ja?

00:26:32: Jetzt sind wir ja noch ein bisschen... also wenn du die bei erscheinen hörst.

00:26:35: Hier in der Folge sind wir noch ein bißchen hin bis zur neuen Woche kannst das also noch ein paar mal hier hören damit da so ein bisschen das Unterbewusstsein geht!

00:26:41: Wenn du deine nächste woche jetzt als Plans probier mal folgendes Schau mal zuerst auf alles, was so ansteht.

00:26:48: Was hast du so an Terminen?

00:26:50: Was haste so vorgenommen und was wäre eigentlich jetzt schon mal dran auch in der nächsten Woche?

00:26:56: Und dann fragst Du Dich!

00:26:57: Was könnte ich denn diese Woche alles

00:27:00: schaffen?!

00:27:01: Da fragst du dich ja normalerweise, was könnte ich diese Woche alles schaffen?

00:27:03: und so entsteht Wunschzettelplan.

00:27:05: Und wir meinen das aber jetzt dieses Mal anders!

00:27:07: Du schaust wieder darauf, was alles da so steht und was alles so ansteht und dann fragst sie dich bitte mal, was soll diese Woche denn wirklich mal vorankommen?

00:27:17: Was ja auch super wichtig ist, darfst jetzt wieder mitschreiben Es geht gar nicht darum dass wir Aufgaben immer abschließen.

00:27:25: es geht darum, dass wir mit den Aufgaben anfangen.

00:27:29: Fortschritt entsteht nicht durch den Abschluss, Fortsschritt entsteh't durch den Anfang.

00:27:36: Denn natürlich wollen wir immer auch Teilaufgaben abschließen.

00:27:39: aber manchmal brauchen Teileaufgabe eben eine Weile und statt dann zu sagen, ah da schaff ich jetzt nicht mehr!

00:27:44: Ich habe jetzt nur noch ne Stunde.

00:27:46: Sollten wir sagen, ich hab jetzt ne Stunde, ich guck mal wie weit ich komme oder machen wir eine Teilaufgarbe der Aufgabe?

00:27:52: Das kommt uns manchmal so banal vor, aber so entsteht Fortschritt!

00:27:56: So kommen Dinge wirklich voran.

00:27:58: Und aus diesen Dingen und aus dieser Antwort auf die Frage, was soll diese Woche vorankommen?

00:28:03: Daraus wählst du dann deine Top drei – und dann guck's mal in deinen Kalender.

00:28:07: Wie sieht das denn jetzt tatsächlich aus?

00:28:09: Wie viele Termine sind da, was steht vielleicht auch noch nicht im Kalender?

00:28:12: und macht dir das bitte zur Angewohnheit, dass in einem und dem gleichen Tool wenn es möglich ist niederzuschreiben.

00:28:19: Ich weiß, dass das nicht immer geht weil es manchmal da so Datenschutzthemen gibt.

00:28:23: aber wann immer es möglich is' Versuch einen Kalender zu pflegen wo du alles at a glance auf einen Blick sehen kannst.

00:28:29: ja Schau's Du wie viel Zeit ist denn da tatsächlich noch über.

00:28:33: also die zeit die nicht mit Terminen belegt denken wir ja immer ist die Zeit, die überall ist.

00:28:40: Das haben wir letzte Woche schon besprochen!

00:28:42: Diese weißen Stellen beinhalten ja auch Wegzeiten, die bei allen Beinheiten Puffer.

00:28:46: da müssen man auch immer mal überlegen, da wird wohl noch was dazwischen kommen.

00:28:49: also nicht jetzt einfach alles verplant aber mal so grob überlegen was ich so machen möchte und wo ich vorankommen möchte.

00:28:56: passt das tatsächlich so zusammen?

00:28:59: Nicht theoretisch sondern Tatsächlich mit den Terminen, mit den Pausen.

00:29:04: Mit allem was du auch sowieso erledigen musst.

00:29:06: Du musst ja auch Mails machen!

00:29:07: Ja?

00:29:08: Du musst hier mal mit jemandem sprechen.

00:29:10: Du muss ja mal Rückfragen beantworten.

00:29:11: All das ist ja da.

00:29:13: Das verschwindet nicht nur weil du jetzt einen Plan hast und guten.

00:29:16: Und mit ein bisschen Platz für das Leben, dass ihr eben auch noch stattfindet, hast du dann relativ gut einen Überblick.

00:29:23: Prüfst dann als wirkliches Letztes passen meine Top drei da rein.

00:29:27: Und wenn du sie nicht abschließen kannst, nicht schlimm, passen die da rein dass ich daran arbeiten kann das ich Fortschritt erzielen kann und Wenn das nicht passt dann beginnt die eigentliche Planung Denn dann musst du irgendwas verkleinern, verschieben oder dich gegen etwas entscheiden.

00:29:43: Dann wird aus den Top drei eventuell in einer sportlichen Woche oder in einer Woche, in der sehr viel Unvorhergesehenes passieren kann eine top zwei und das hat nichts mit Scheitern zu tun!

00:29:53: Und es hat nix mit ich schaff das ja alles nicht zu tun.

00:29:56: Das hat was damit zu tun dass du richtig planst denn das ist Planung nichts anderes und das ist so wichtig dass wir verstehen was wir da tun.

00:30:08: Dies will wirklich wegkommen von diesem Wunschzettel, wo wir denken ach das wenn ich das jetzt so Sonntagnachmittag beim Kaffee und bei Schwarzwälder Kirschtorte angucke dann sieht es nach einer sportlichen Woche aus.

00:30:19: aber wenn ich dass geschafft habe.

00:30:21: Wenn ich die siebenund dreißig Aufgaben abgearbeitet habe also dann gönne ich mehr am Freitag aber mal ein Gläschen Sekt oder zwei.

00:30:29: Darum geht es nicht.

00:30:31: Es geht nicht darum, dass du sieben-dreißig Aufgaben abarbeitest!

00:30:34: Es geht darum, das du einen Überblick hast.

00:30:36: wo soll Fortschritt erzielt werden?

00:30:38: Was sind die Themen, die dran sind?

00:30:39: was würde ich auch zufrieden machen?

00:30:41: und dann guckst du was sind die Oberthemen?

00:30:43: und da sind deine Top drei.

00:30:47: Wenn ihr jetzt merkt, dass es dein Problem ist, dass wir heute sehr genau das getroffen haben wo du denkst Ja ja das kenne ich.

00:30:54: wenn du also weiß Ich plan in meiner Woche manchmal Also ich plan schon.

00:31:00: Die weißen, die hier zuhören, planen.

00:31:02: Dann machen wir uns nichts vor.

00:31:03: Meistens mehr als umsetzen.

00:31:04: Das ist auch gar nicht böse gemeint!

00:31:06: Ich bin ja auch so eine.

00:31:07: Wenn du merkst, dass ich meine Woche plane, aber eigentlich packe ich einfach immer viel zu viel da rein... dann isst mein Online-Kurs PLANN deinen Tag und deine Woche realistisch planen, wie für dich gemacht.

00:31:19: Er ist nicht nur wie für Dich gemacht, er ist für DICH gemacht!

00:31:21: Denn ich mache das ja nicht aus dem luftleeren Raum... Ich habe vorher über drei Jahre inzwischen im Eins zu Eins Betreuung gearbeitet und ich kenne Eure Themen.

00:31:31: Und eines dieser Themen ist eben dieses und daraus habe ich einen Kurs gemacht Im Plan zeige ich dir wirklich Schritt für Schritt, wie du eben einen richtigen Plan machst.

00:31:40: Wie du aus Aufgaben ein Plan machst, der dein Eben auch wirklich passt, der zu deiner verfügbaren Zeit passt und er zu deinem Lebens-, ja, zu deinm Alltag passt und deinem natürlichen echten wirklichen Leben.

00:31:51: Es geht darum, wie Du entscheidest halt eben was wirklich in Deine Woche gehört aber eben auch nicht!

00:31:56: Und es geht darum wie Du realistisch einschätzt was überhaupt reinpasst und wie Du deine Woche und auch Deine einzelnen Tage planst.

00:32:03: Entscheidend ist ja, sorgst, dass deine Planung nicht wieder einfach eine unsortierte Wunschliste wird.

00:32:09: Denn das ist wirklich das Ziel!

00:32:11: Gute Planung bedeutet nicht möglichst viel unterzubringen sondern gute Planung.

00:32:16: zeigt dir was nicht reinpasst und wo es unrealistisch ist und wie du reflektierst damit du nächste Woche wieder ein bisschen anders vorgehen kannst.

00:32:24: all das is in plan und dieser onlinekurs kostet neunundachtzig Euro.

00:32:29: Den Link pack ich dir in die Show-Notes.

00:32:32: Ich gebe dir wirklich den guten Rat, schau dir mal an was alles da drin ist.

00:32:37: das ist ein Audiokurs mit einem Workbook der nur in deinem Leben arbeitet.

00:32:40: ja es nix an Theorie.

00:32:43: In der Theorie können wir alle planen.

00:32:45: Nur in der Praxis scheitern wir dann manchmal ein kleines bisschen und schießen ein wenig am Ziel vorbei mit unserer Planung.

00:32:50: also Der Kurs kostet neunundachtzig Euro.

00:32:52: Audio-Kurs mehrere Audios sind dabei zu jedem Thema.

00:32:56: Du hast einen PDF-Workbook du hast eine Notfallliste du brauchst.

00:32:59: Alles ist dabei!

00:33:02: Und vor der Planung auch wichtig, erstmal sortieren habe ich erst gesagt.

00:33:06: Erst sort dann plan und dafür gibt es null Euro.

00:33:09: Angebot alle Aufgaben auf einen Blick.

00:33:10: wenn du das noch nicht hast sicher dir das mal zuallererst.

00:33:16: Dann hast du Aufgabenübersicht Überblick, das fühlt sich so gut an.

00:33:21: Und dann weißt du was mit dem Überblick machen kannst?

00:33:23: Dann hast du nämlich mit Plan wirklich das Handwerkszeug und aus der Aufgabenliste dann wirklich eine realistische Planung zu machen und Tag für Tag Schritt für Schritt vorwärtszukommen.

00:33:35: Wundervolles Gefühl ist das!

00:33:37: Wenn Du aus dieser Folge nur einen Gedanken mitnimmst, dann bitte diesen Eine gute Wochenplanung zeigt Dir nicht nur was Du in der Woche machen willst und was du machen kannst.

00:33:48: Sie zeigt dir eben auch, was du in der Woche nicht machst!

00:33:51: nicht machen solltest.

00:33:53: Planung bedeutet, nicht möglichst viel auf einer Liste unterzubringen auch wenn wir das ja immer wieder krampfhaft versuchen.

00:33:59: Planungen bedeutet Entscheidungen zu treffen.

00:34:02: nimm das bitte mit.

00:34:03: je klarer diese Entscheidungen nämlich schon am Anfang einer Woche sind desto weniger musst du jeden einzelnen Tag in der Woche wieder von vorne überlegen was jetzt grad dran ist.

00:34:12: also erst Überblick dann entscheiden dann realistisch plan.

00:34:17: so sieht auch mein System aus.

00:34:18: sortplan Und du, haben wir auch noch.

00:34:21: Kannst du auch gerne bei mir auf der Website schauen, findest du auch den nächsten Online-Kurs und dann wird eben aus einer langen Aufgabenliste eine Woche mit der du arbeiten kannst!

00:34:29: Ich wünsch dir entsprechend eine gute Woche, eine gut geplante, eine realistische und vor allen Dingen nie vergessen – eine wunderschöne!

00:34:38: Wir hören uns nächste Woche.

00:34:39: Passt gut auf dich auf bis dahin!

00:34:41: Tschüss tschüss.

00:34:43: Wenn dir die Folge gefallen hat, dann freue ich mich wirklich riesig darüber.

00:34:46: Wenn du meinen Podcast bewertest oder ihn auch mit jemandem teils von dem du glaubst dass diese Themen oder das Thema gerade heute wirklich hilfreich für die Person sein könnten Denn genau dadurch kann ich oder können wir gemeinsam noch mehr Menschen helfen irgendwie wieder mehr Klarheit, mehr Struktur und auch mehr Realität in ihren Alltag zu bringen.

00:35:06: Und falls du mein Null-Euro-Angebot alle Aufgaben auf einen Blick noch nicht kennst den Link findest du ebenfalls in den Schornhauts.

00:35:11: Ich wünsche dir einen schönen Tag.

00:35:12: Wir hören uns in der nächsten Folge.

00:35:13: Tschüss, tschüss!